Ausgemistet – und dann? 21 Tipps für eine dauerhafte Ordnung im Büro
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Kennst du das: Du hast dein Office mal so richtig aufgeräumt oder vielleicht sogar ordentlich ausgemistet? Vielleicht hast du auch alles neu sortiert und völlig neu eingeräumt? Und du fühlst dich richtig gut, befreit und voller Energie. Und dann?
Dann brauchst du Strategien, um diese neue Ordnung und Klarheit in deinem Office auch beizubehalten.
Sonst ist alles ganz schnell wieder beim Alten. Denn aus irgendeinem unerfindlichen Grund schleicht sich die Unordnung ganz schnell wieder ein, wenn du so weitermachst wie bisher.
Und das wäre doch zu schade, oder? Zu schade um die Zeit und Energie, die du fürs Aufräumen und Ausmisten aufgewendet hast und zu schade, um die geschaffene Ordnung und Klarheit einfach so wieder ‚sausen‘ zu lassen.
Ich vermute mal, dass du ein wenig stolz warst nach dem Ausmisten. Vielleicht musstest du deinen inneren Schweinehund überlisten, der es sich ja gerne mal bequem macht und der sich für’s Aufräumen normalerweise so gar nicht motivieren kann.
Und ich vermute, dass du dich mit deiner neuen Büroordnung ein ganzes Stück befreiter und entspannter gefühlt hast nach dem Ausmisten. Denn das ist ja das Geniale daran.
Insofern wäre es doch echt schade, wenn alles über kurz oder lang wieder beim Alten ist und das Chaos sich wieder seinen Weg bahnt.
Die Unordnung schleicht sich ganz schnell wieder ein, wenn du so weitermachst wie bisher.
Deshalb habe ich dir meine besten Tipps aufgeschrieben, wie du die neue Ordnung in deinem Office entspannt und auf Dauer beibehalten kannst.
Aber Achtung: Nur lesen nützt – gar nichts! Du musst es tun! Es wird sich nichts ändern, wenn du so weitermachst wie bisher.
Das Ordnung HALTEN fordert wahrscheinlich deinen Schweinehund auf’s Neue heraus. Suche dir deshalb für den Anfang nur wenige Tipps aus, die einfach für dich umzusetzen sind und – mach sie! Wenn das funktioniert, dann nimm dir nochmal ein oder zwei weitere Impulse.
Und glaube mir, so kompliziert ist es nicht. Vieles ist einfacher als es im ersten Moment erscheint.
Meine besten Tipps zum Beibehalten deiner Büro-Ordnung
Sofort Entsorgen
Sorge dafür, dass wirklich alles, was du bei deiner Ordnungsaktion zum Wegwerfen oder Verschenken aussortiert hast, auch innerhalb der nächsten drei Tage wegkommt.
Regelmäßiges Ausmisten
Gewöhne dir an, mindestens einmal jährlich richtig auszumisten und wirklich ALLES in die Hand zu nehmen und zu hinterfragen: alle Ordner, alle Info-Sammlungen, alle Schränke, alle Stauräume. Durchforste auch deine Archivordner regelmäßig und wirf weg, was veraltet ist.
Zwischendurch Ausmisten
Nimm dir immer mal einen Ordner oder eine Sammelmappe vor und freu dich über jedes Papier, das im Papierkorb landet. Du könntest dir beispielsweise pro Woche einen festen Termin (10 Minuten reichen völlig aus) reservieren und einen Ordner vornehmen.
Abendliche Ordnungsroutine
Schaffe dir eine neue positive Ordnungsroutine und mache jeden Abend klar Schiff in deinem Büro: Räume deinen Arbeitsplatz auf und du kannst am nächsten Morgen wesentlich klarer und fokussierter starten.
Maximal drei Postkörbchen
Richte dir höchstens drei Ablage- oder Postkörbchen ein:
- für offene Vorgänge
- für die Papierablage, wenn du nicht sofort archivierst
- für alles, was du noch lesen möchtest.
Platziere diese Körbchen nicht in deinem Sichtfeld, das lenkt dich nur ab.
Leere alle drei Körbchen mindestens einmal in der Woche.
Wiedervorlage für offene Vorgänge
Schaffe ein gutes Wiedervorlagesystem für Papierdokumente, das deinen Kopf entlastet und deine Ordnung unterstützt. Ich empfehle dir eine Hängeregistratur, so kannst du deine offenen Vorgänge thematisch zusammenfassen und chronologisch oder nach Wichtigkeit ordnen.
Infomappe
Wenn du bestimmte Informationen immer wieder brauchst, lege dir eine Mappe an, in der du alles sammelst und die du griffbereit hast. Funktioniert für Papier und Dateien.
Aufgabenübersicht / ToDo-Liste
Vergiss in Zukunft alle losen Notizzettel und Post-Its. Lege dir eine EINZIGE und übersichtliche Aufgaben- oder ToDo-Liste an. Dann hast du alles sofort im Blick.
Für welches System du dich entscheidest - eine App wie ToDoIst, Evernote oder OneNote, eine Word- oder Excel-Tabelle, Outlook oder handschriftlich - das liegt ganz bei dir. Entscheidend ist, dass du damit klarkommst, dass du gerne damit arbeitest und diese Methode vor allen Dingen konsequent und permanent nutzt.
EINMAL-Regel oder DIREKT-PRINZIP
Papierberge wachsen gar nicht erst an, wenn du jedes Dokument künftig nur noch EINMAL in die Hand nimmst. Gewöhne dir an, sofort zu entscheiden, was mit dem Dokument passieren soll:
- Wegwerfen
- Ablegen / Archivieren
- Weiterleiten / Delegieren
- Wiedervorlage mit Eintrag in den Kalender oder die ToDo-Liste
Mehr Infos dazu findest du in diesem Artikel: 4 Fragen für einen ordentlichen Schreibtisch und ein übersichtliches eMail-Postfach
Kreativbuch / Ideenspeicher / Vielleicht-Sammlung
Lege dir ein Buch oder eine Sammelmappe für spontane Einfälle und „Irgendwann“-Projekte an. So geht nichts von deinen Ideen verloren.
Fester Platz für deine Arbeitsmittel
Gib allen Arbeitsmitteln, z.B. Locher, Klarsichthüllen etc., einen festen Platz in deinem Büro und sorge dafür, dass du sie immer wieder dorthin zurücklegst. Platziere das, was du häufig brauchst, in Griffweite.
Befreie deine Arbeitsplatte so weit wie möglich: Locher, Stifte etc. können auch gut in einem Rollcontainer aufbewahrt werden.
Lesestapel
Halte deinen ToRead-Stapel übersichtlich. Wirst du jemals die Zeit haben, alles zu lesen? Nimm dir etwas zu lesen mit, wenn Wartezeiten vorhersehbar sind, z.B. bei Reisen oder vor Terminen. Wirf von unten konsequent weg, wenn der Berg zu groß wird.
Wegwerf-Datum
Notiere dir auf Ordnern, die du aus gesetzlichen oder unternehmensinternen Gründen eine bestimmte Zeit aufbewahren musst, z. B. die Buchhaltung, das Wegwerf-Datum. Du kannst dir das Verfallsdatum auch im Kalender als Erinnerung notieren.
Tausch
Wie wäre es mit einem Tauschhandel: Für jedes neue Buch und jede neue Information, kann etwas aus deinem Bestand gehen. Nutzt du wirklich noch jedes Buch?
Eindeutige Beschriftung
Beschrifte alle Ordner, Schachteln und sonstige Aufbewahrungsmittel eindeutig. Verwende Farben, Fotos oder eine humorvolle Bezeichnung: Ordnung darf Spaß machen!
Platz lassen
Lass in deinen Ordnern, Hängemappen, Aufbewahrungsschachteln, Regalen und Schränken grundsätzlich freien Platz. Überquellende Ordner motivieren dich nicht zur Ablage, von der Optik ganz zu schweigen.
Arbeitsmittel
Kaufe nur noch Dinge und Arbeitsmittel, die du wirklich brauchst. Weniger ist mehr! Investiere in hochwertige Arbeitsmittel, die dir gefallen und die du gerne benutzt.
Achte darauf, dass du immer einen Bestand an leeren Ordnern, Sammelmappten etc. hast, auf den du jederzeit zugreifen kannst.
Chaos innerhalb der Ordnung
Wenn du denkst, dass du ohne ein bisschen Chaos nicht auskommst, dann gestehe dir einen kleinen (!) Bereich zu, in dem du dein Chaos ausleben kannst, z. B. eine Schublade oder ein Regalfach. Dann ist es einfacher, im restlichen Arbeitsbereich Ordnung zu halten. Nimm es spielerisch!
Ganz viele weitere praktische Tipps und Strategien für mehr Ordnung im Büro findest du hier:
Das große ABC der Büroordnung - Tipps, Hintergrundwissen und Strategien
Arbeits- versus Ablagetisch
Dein Schreibtisch ist ein ARBEITStisch und kein Ablagetisch. Wenn du nur die Unterlagen liegen hast, die du aktuell bearbeitest, fällt es wesentlich einfacher den Fokus zu halten. Um nichts zu vergessen, hast du deine Aufgabenliste.
Perspektivenwechsel
Sieh das Thema Aufräumen und Ausmisten doch mal von einem anderen Blickwinkel: Es ist mal eine andere Art von Tätigkeit und damit eine Abwechslung (auch für den Kopf) im Vergleich zu deinen sonstigen Aufgaben und Projekte. Abwechslung und Perspektivenwechsel macht den Kopf frei!
Alles fließt!
Stell dir dein Büro wie einen Fluß vor: Nichts ist statisch, sondern ein Kommen und Gehen. Das gilt auch für dein Papier und deine Sachen. Das Problem ist oftmals gar nicht, dass zu viel „hereinfließt“, sondern dass zu wenig „abfließt“ und dein Büro verstopft.
Das liest sich alles ganz einfach, findest du nicht? Ist es auch.
Du musst es – ich habe es ja schon angedeutet – nur tun.
Wenn gar nichts geht:
Und wenn du merkst, dass du dich vor dem Aufräumen und Ausmisten drückst, obwohl es dringend notwendig wäre, frage dich kritisch: Was hindert dich daran aufzuräumen? Liegt es an der Arbeitsorganisation? Was kannst du anders oder besser machen? Wie kannst du es für DICH so gestalten, dass es passt? Welche Abläufe kannst du vereinfachen?
Oder sind es mentale Gründe, die dich blockieren? Was steckt dahinter? Ein Projekt, das dich gerade überfordert?
Finde Antworten und Lösungen und lass nicht zu, dass das Chaos wieder zuschlägt.
Lust auf Mehr?
Gerne unterstütze ich dich als Sparringspartnerin, mehr in deine Klarheit zu kommen und eine smarte Struktur in deinem Alltag zu etablieren, damit du deine Pläne und Visionen fokussiert und gleichzeitig entspannt umsetzen kannst.
Dann schreib mir eine Mail und wir klären, ob und wie ich dich unterstützen kann.