Raus aus dem Hamsterrad: Methoden und Routinen für eine clevere Selbstorganisation und mehr Zeit im Business (Teil 2)
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Organisierst du dich selbst und dein Business sinnvoll und mit Weitblick, ist ein sehr großer Schritt getan zu mehr Gelassenheit und Zufriedenheit – im Business und im ganzen Leben.
Dies ist der zweite Teil meines Artikels Raus aus dem Hamsterrad – Mehr Selbstbestimmung und Freiheit in deinem Business. Hier geht es zum ersten Teil, in dem es um deine Selbstverantwortung als Unternehmerin und deine persönlichen Routinen und Strukturen geht.
Wie in Teil 1 beschrieben, habe ich in der Arbeit mit meinen Kundinnen und auch durch meine eigenen Erfahrungen vier Schlüssel in der Selbstorganisation herausgearbeitet, die entscheidend zu mehr Selbstbestimmung und Zufriedenheit im eigenen Business beitragen:
I. Volle Verantwortung für dein Handeln und deine Situation
II. Ein System und Strukturen für die Selbstorganisation, die dir in deiner Individualität entgegenkommen
III. Selbstmanagement-Techniken, die dich im Alltag unterstützen (dieser Artikel)
IV. Deine eigene Energie – körperlich, geistig und seelisch
In diesem Artikel geht es um die Schlüssel III und IV (die ersten beiden Schlüssel findest du hier).
SCHLÜSSEL III: SELBSTMANAGEMENT-TECHNIKEN & ARBEITSORGANISATION
Der dritte Baustein für eine bessere Selbstorganisation, die dich raus aus dem Hamsterrad und hin zu mehr Selbstbestimmung und Freiraum in deinem Business bringt, sind konkrete Techniken aus dem Zeit- und Selbstmanagement sowie der Arbeitsorganisation. Also Techniken, die dich unterstützen, deine Zeit fokussierter zu nutzen: Du sparst Zeit, arbeitest konzentrierter, erzielst bessere Ergebnisse, bist kreativer. Und gleichzeitig kannst du dich entspannen, weil du merkst, dass du deinen Alltag und dein Business im Griff hast.
Einige wichtige Techniken habe ich im ersten Teil dieses zweiteiligen Artikels bereits angesprochen:
Prioritäten setzen, Abläufe standardisieren sowie die Wochenplanung.
Es gibt unzählige weitere Techniken, die du ausprobieren und anwenden kannst. Hier stelle ich dir eine kleine Auswahl vor. Mit diesen Techniken habe ich sehr gute Erfahrungen gemacht und sie sind relativ einfach im Alltag umzusetzen.
Bitte beachte, dass es nicht darum geht, alles auf den Kopf und deine eigene Organisation komplett umzustellen! Überlege, was in deiner Selbst- und Arbeitsorganisation bisher gut funktioniert hat und behalte das bei.
Wenn dich die vorgestellten Methoden ansprechen, such dir für den Anfang ein oder zwei davon aus, gib ihnen eine Chance und etabliere sie, wenn du damit ein gutes Gefühl hast. Lieber eines nach dem anderen und nachhaltig!
Und wenn du dir für diese Umorganisation eine Sparringspartnerin an deiner Seite wünschst, die dich unterstützt, mehr Struktur in deine Abläufe und deine Selbstorganisation zu bringen, dann melde dich sehr gerne bei mir.
Die ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode ist einfach umzusetzen und unterstützt dich in deiner Tagesplanung. Sie erfordert nur wenige Minuten an Vorbereitungszeit und hilft dir, deine Zeit realistisch einzuschätzen, zu planen und einzusetzen.
A = Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben
L = Länge, also die Zeitdauer, abschätzen
P = Pufferzeiten für Unvorhergesehenes und Spontanes einplanen
E = Entscheidungen treffen: Priorisieren, Delegieren, Streichen
N = Nachkontrolle und Unerledigtes übertragen
Damit diese Methode funktioniert, brauchst du ein gutes Maß an Selbstdisziplin, um dich an den Plan zu halten. Und die Fähigkeit, Prioritäten innerhalb deiner Liste zu setzen, um zu vermeiden, dass du dich mit unwesentlichem Kleinkram beschäftigt hältst.
Mehr Infos findest du hier:
Wie du deine Aufgabenliste übersichtlich organisierst
Wie du deine Aufgaben sinnvoll strukturierst
PRIORITÄTEN SETZEN mit der ABC-ANALYSE
Am Ende eines Arbeitstages passiert es leider oft, dass wir fertig sind – aber nicht mit all den Aufgaben auf der Liste, sondern eher mit den Nerven.
Warum?
Wir beschäftigen uns zu viel mit Dingen, die sich uns aufdrängen, wertvolle Zeit kosten, aber nicht relevant sind. Gleichzeitig beschäftigen wir uns in der Regel zu wenig mit dem, was uns wirklich weiterbringen würden, also mit dem Wichtigen und Wesentlichen. Deshalb ist es entscheidend, genau DAS von Beginn an herauszufiltern.
Eine Möglichkeit zum Prioritäten setzen ist die ABC-Analyse:
A-Aufgaben
Das sind die wichtigen Aufgaben, die dir und deinem Unternehmen den größten Mehrwert liefern. Meistens sind es Aufgaben, die nur von dir (wenn du mit einem Team zusammenarbeitest) erledigt werden können und sollten.
A-Aufgaben legst du im Idealfall in Zeitphasen, in denen du selbst am leistungsfähigsten bist und die am wenigsten störanfällig sind.
Oftmals sind A-Aufgaben auch dringend.
Prioritäten setzen heißt, Entscheidungen zu treffen
Mehr zum Prioritäten setzen findest du hier.
Fragen, die dir weiterhelfen, A-Aufgaben zu erkennen:
Welche deiner vielen Aufgaben auf deiner ToDo-Liste sind wirklich wichtig und wesentlich?
Welche Aktivitäten bringen dich und dein Unternehmen am besten weiter?
Welche Aufgaben sind es wert, deine wertvolle Zeit zu investieren? Und was ist im Grunde unwichtig und frisst nur Zeit und Energie?
B-Aufgaben
Das sind im Normalfall durchschnittlich wichtige und dringende Aufgaben, die du teilweise auch delegieren könntest.
C-Aufgaben
Das sind die Aufgaben mit dem geringsten Wert, die aber leider im Alltag oft die meiste Zeit beanspruchen (eMails, Lesen, Papierkram, Routinearbeiten, Recherchen etc.) C-Aufgaben solltest du zügig und effizient erledigen. Hier findest du weitere Tipps wie du all den Kleinkram besser erledigen kannst.
In der Realität werden B- oder C-Aufgaben oft zu A-Aufgaben, weil sie nicht rechtzeitig erledigt werden und plötzlich dringend sind. Dadurch nehmen Sie deine wertvolle Zeit für die inhaltlich wichtigeren A-Aufgaben! Deshalb: B- und C-Aufgaben erst gar nicht dringend werden lassen!
Die ABC-Analyse funktioniert am besten, wenn du dir täglich einen Großteil deiner Zeit (mindestens die Hälfte bis circa zwei Drittel) für A-Aufgaben reservierst und die verbleibende Zeit auf B- und C-Aufgaben aufteilst. Denn letztendlich geht es um den WERT einer Tätigkeit und nicht darum, möglichst viel Zeit zu ver(sch)wenden!
PUFFERZEITEN EINPLANEN
Eine Grundregel im Zeitmanagement ist die sogenannte 60:40-Regel. Was steckt hinter der 60:40-Regel?
Verplane maximal 60 % deiner Arbeitszeit mit konkreten Aufgaben und Terminen und gönne dir einen Puffer für die restliche Zeit. Bei einer täglichen Arbeitszeit von 8 Stunden sind das 5 Stunden verplante Zeit und 3 Stunden Pufferzeit.
Diese Einteilung ist nur ein Richtwert und hängt von deinem Business und deinen Rahmenbedingungen ab. Je fremdbestimmter du in deiner Arbeitszeit bist (zum Beispiel durch Kunden, die dich jederzeit telefonisch kontaktieren oder vor Ort aufsuchen können), umso mehr Puffer solltest du einplanen.
Warum macht so viel Pufferzeit Sinn?
Mit Pufferzeiten musst du nicht jedes Mal deinen Plan komplett über den Haufen werfen und bleibst entspannter. Du kannst wesentlich flexibler auf spontane und unerwartete Situationen reagieren. Zum Beispiel auf eine Reklamation, die sofortiges Handeln notwendig macht oder wenn du oder dein Kind / dein Mitarbeiter krank wird. Oder wenn sich ganz unerwartet eine gute Chance auftut.
SCHLUSS MIT MULTITASKING
Lange Zeit hat sich der Mythos gehalten, dass Multitasking eine wichtige Eigenschaft sei und Frauen ganz besonders multitasking-fähig seien. Das mag sein, jedoch haben viele Studien bewiesen, dass Multitasking uns mehr schadet als nützt.
Ich spreche hier nicht von Bügeln und Podcast hören, also nicht davon, zwei oder mehr Dinge gleichzeitig zu tun, die nicht sooo viel Aufmerksamkeit erfordern oder ziemlich automatisiert ablaufen. Ich denke, du weißt, was ich meine: Telefonieren und gleichzeitig eine eMail fertigschreiben et cetera.
Die scheinbar gewonnene Zeit büßen wir oft ein durch zu viel Energie, die wir aufwenden müssen, wenn wir permanent zwischen zwei Aufgaben hin- und herspringen. Zudem machen wir in der Regel zu viele Fehler und brauchen im Nachgang viel Zeit, um diese Fehler wieder auszubügeln. Ganz abgesehen von der mangelnden Wertschätzung, die ich meinem Gesprächspartner entgegenbringe, wenn ich nicht bei ihm und der Sache bin.
(Ist das berühmte Multitasking ein Thema für dich? Dann geht’s hier weiter.)
Konzentrierst du dich auf nur EINE Sache, brauchst du weniger Zeit und Energie.
Deshalb: Ein Hoch auf’s Singletasking!
Du brauchst wesentlich weniger Zeit und Energie, wenn du dich auf eine Sache konzentrierst und sie abschließt. Und gewinnst dadurch entscheidend an Zufriedenheit, innerer Ruhe und Überblick.
DIE STILLE STUNDE ODER FOKUSZEIT
Die Stille Stunde ist eine Fokuszeit für deine Aufgaben – und zwar für die wichtigen Aufgaben (A-Aufgaben). Die Idee der Stillen Stunde ist, dass du dich für eine gewisse Zeit abschottest, dich von allen Ablenkungen und Störquellen befreist (Telefon, eMail, Social Media et cetera) und ganz auf deine Aufgaben konzentrierst.
Überlege dir vorher, an welcher konkreten Aufgabe du in dieser Zeit arbeiten möchtest, welche nächsten Schritte zu tun sind, was du dafür brauchst und was du innerhalb dieser fokussierten Zeit erreichen möchtest.
Dann widme dich genau dieser Aufgabe, ohne dich unterbrechen zu lassen.
Lege die Stille Stunde in eine Tageszeit, die wenig störanfällig ist und in der du selbst gut leistungsfähig bist. Probiere es aus, du wirst sehen, wie effizient diese Methode ist.
ZEITBLÖCKE & AUFGABEN BÜNDELN
Arbeiten mit Zeitblöcken bedeutet, dass du bestimmte Aufgaben bündelst und dir dafür feste Zeiten freihältst und einplanst. Innerhalb eines Zeitblocks liegt dein Fokus auf genau dieser Aufgabe, so dass du Ablenkungen und Unterbrechungen keine Chance lässt. Je mehr wir zwischen verschiedenen Aktivitäten hin- und herspringen, umso schwieriger ist es, konzentriert und produktiv zu sein.
Zeitblöcke helfen dir, wesentlich effizienter und stressfreier zu arbeiten.
Wie planst und arbeitest du mit Zeitblöcken?
Welche Zeitblöcke für dich sinnvoll sind, hängt von deinem Business und deinem Umfeld ab. Wie viele Zeitblöcke zweckmäßig sind, ist individuell verschieden und kann von Woche zu Woche – je nach Terminen und Prioritäten – natürlich variieren.
Einige Beispiele für Zeitblöcke:
Strategische und konzeptionelle Aktivitäten
Marketingaktivitäten, z.B. Social Media-Kommentare und -Posts
Fokus-Zeitblock, z.B. für die Fokusaufgaben aus deiner Tages- oder Wochenplanung
Routineaufgaben, z.B. Buchhaltung, Wochen- und Tagesplanung, eMails-Postfach bearbeiten
Kundentermine, z.B. Coachingtermine, Besprechungen
Pufferzeiten für Unvorhergesehenes und mehr Flexibilität
Freizeit
…
SCHLÜSSEL NUMMER 4: DEINE ENERGIE
Im nächsten und letzten Artikel dieser kleinen Serie Raus aus dem Hamsterrad geht um deine Energie - körperlich, geistig und seelisch. Es geht um die Balance zwischen Hochleistung und Entspannung - im Alltag und genauso wie in Stresszeiten.
Lust auf Mehr?
Gerne unterstütze ich dich als Sparringspartnerin, mehr in deine Klarheit zu kommen und eine smarte Struktur in deinem Alltag zu etablieren, damit du deine Pläne und Visionen fokussiert und gleichzeitig entspannt umsetzen kannst.
Schreib mir eine Mail und wir klären, ob und wie ich dich unterstützen kann.
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