Planst du regelmäßig?

Also nicht nur deinen Urlaub, deine Freizeit oder deinen Wocheneinkauf, sondern auch dein Business? Was du heute, in dieser Woche, in diesem Monat oder in diesem Jahr tun und erreichen möchtest?

Ich stelle immer wieder fest, dass es Menschen gibt, die im wahrsten Sinne des Wortes ‚keinen Plan‘ haben. Keine ToDo-Liste, keine Vorausschau, was ansteht. Die zwar ihre Aufgaben kennen, die sie erledigen wollen oder müssen (manche kennen leider auch nicht mal die), die aber nach dem Motto leben: Ich mach alles so, wie es kommt. Ich will ja flexibel bleiben…

Das mag vielleicht flexibel und entspannt klingen, aber ist es das wirklich? Bringt dich das wirklich weiter? Macht es deine Tage einfacher?  

Meine 33 Impulse für deine entspannte Planung

Ich stelle dir hier meinen Weg für eine entspannte Planung vor. Der Weg, der für mich funktioniert. Das heißt nicht, dass diese Schritte auch für dich die richtigen sind. Lies es durch, denke nach, fühle in dich hinein, lass es auf dich wirken. Und - probiere aus, was für dich passt.

BASICS zum Planen

1.     Investiere Zeit und du gewinnst Zeit
Die Zeit, die du für deine Monats-, Wochen- und Tagesplanung aufwendest, wirst du durch einen besseren Workflow und mehr Fokus ganz sicher wieder einsparen.

2.     Schaffe Ordnung
Bevor du zu Planen anfängst, schaffe dir einen Überblick über das, was ansteht und was offen ist. Räume in deinem eMail-Postfach und deinen Papierstapeln auf. Mehr zum Thema Planen und Aufräumen kannst du hier nachlesen.

3.     Gib dir Zeit
Plane liebe konservativ und nicht zu ehrgeizig. Baue unbedingt Zeitpuffer für Spontanes und Unvorhergesehenes ein. Das ist viel viel einfacher als später Zeit aufzuholen.

4.     Sei kreativ
Nutze Mindmaps, um eine Idee zu strukturieren und flexibel zu erweitern. Egal, ob digital oder auf Papier. Nutze Excel, wenn dir Listen besser gefallen. Oder nutze Programme wie Outlook, Wunderlist, ToDoIst oder Trello. Hauptsache, du fühlst dich wohl damit. Wenn du dein System gefunden hast, lerne es richtig gut kennen und dann bleib dabei.

5.     Think Big - Think Smart!
Wir unterschätzen in der Regel, wozu wir langfristig in der Lage sind und wir überschätzen, was wir kurzfristig erreichen können und wollen. Oder anders ausgedrückt: Nimm dir nicht zu viel vor, bleib an deinen Aufgaben und Zielen dran und bleib entspannt dabei.

6.     Wie viel Zeit brauchst du?
Wenn du Schwierigkeiten hast, deinen Zeitbedarf realistisch einzuschätzen, stoppe einfach mal die Zeit für wiederkehrende Aufgaben. Schreibe dir auch einmal ein paar Tage lang auf, was du den ganzen Tag so machst. So lernst du viel realistischer zu planen.

7.     Schau zurück, um vorwärts zu kommen
Vergiss bei aller Planung für das Kommende nicht die Rückschau auf das, was war. Gewöhne dir einen regelmäßigen Wochen- und Monatsrückblick an. Halte fest, was du beim nächsten Mal ggf. besser oder anders machen kannst und freue dich ganz bewusst über das, was gut gelaufen ist.

8.     Wie passt es für dich am besten?
Entwickle deine persönliche Planungsroutine: Jahres-, Quartals-, Monats-, Wochen- und Tagespläne? – so wie es für dich und dein Business am besten passt. Sei dir selbst gegenüber verbindlich und halte dich daran. So minimiert sich die Gefahr, dass du dich verzettelst und aufschiebst.

9.     Behalte deine ToDos und Pläne im Auge
Überprüfe regelmäßig deine Planung und Aufgabenliste, damit nichts verloren gehen. Regelmäßig heißt für mich: bei jeder Monats-, Wochen- und Tagesplanung.

10.  Sei kreativ und smart in deinen Abläufen
Hinterfrage deinen Workflow immer wieder mal und nimm ggf. Anpassungen vor. Hole dir Tipps von anderen. Versuche, deine Arbeit so einfach und smart wie möglich zu organisieren.

11.  Leere deinen Kopf aus
Schreibe ALLE deine Aufgaben, Termine, Ideen, Ziele etc. auf. Du entlastest dein Gehirn, du vergisst nichts und du hast einen besseren Überblick. Dein Gedächtnis ist keine gute ToDo-Liste!

12.  Erst denken, dann handeln
Reserviere dir regelmäßig Zeit in deinem Kalender zum Nachdenken, um neue Ideen zu kreieren und um zu reflektieren, ob du noch auf Kurs bist. Das kannst du gut im Rahmen deiner Jahres-, Monats- und Wochenplanung machen.

13.  Was sagt dein Biorhythmus?
Plane deine Aufgaben und Termine so, dass sie bestmöglichst in deinen ganz eigenen Rhythmus passen. Wann hast du am meisten Lust zu bestimmten Aufgaben? Wann bist du am leistungsfähigsten? Wann bist du am kreativsten? Wann kannst du am klarsten denken? Wann fällt es dir am leichtesten? Wann hast du deinen Tiefpunkt? Wann brauchst du Pausen?

14.  Bleib flexibel
Dein Plan ist nicht in Stein gemeißelt. Wenn du das Gefühl hast, dass du Zeit oder Inhalt deines Planes ändern solltest oder du dich in die falsche Richtung bewegst, um deine Ziele zu erreichen, dann passe deinen Plan an.

15.  Lass andere ran
Lerne zu delegieren und Aufgaben abzugeben, um dich selbst zu entlasten. Was machst du selbst nicht gerne? Was können andere vielleicht sogar besser oder kostengünstiger als du? Um sinnvoll zu delegieren, kläre die fünf W-Fragen: Was, Wer, Wann, Wie und Warum? Mehr dazu kannst du hier nachlesen.

16.  EIN System
Verwende möglichst nur EIN einziges Planungssystem – egal ob ein handschriftlich oder digital – für deine Aufgaben, Termine und die langfristige Planung. Suche dir etwas, das immer verfügbar ist, auch wenn du unterwegs bist, das du gerne und vor allem konsequent nutzt. Das gilt vor allem für die ToDo-Liste – EINE Liste und nicht tausend verschiedene Möglichkeiten wie Haftnotizen, Schmierblätter, Blöcke, Excellisten, Apps und sonstige Tools.

17.  (D)ein System
Egal, ob du mit der neuesten App oder mit Stift und Notizbuch planst: Das System muss zu dir passen und du solltest es konsequent nutzen. Probiere aus, bis du dein System gefunden hast.

Jetzt wird’s KONKRET

18.  Vom Ziel zur Aufgabe
Definiere deine langfristigen Ziele und leite daraus Zwischenziele ab. Das ist die Grundlage für deine Projekte und Aufgaben, die dich deinen Zielen näherbringen. Streiche oder delegiere die weniger wichtigen Aufgaben.

19.  Vom Großen zum Kleinen: Vom Jahr zum Monat
Definiere deine Jahresziele und entwickle daraus Quartals- und Monatsziele. Plane immer nur das nächste Vierteljahr und daraus den nächsten Monat, so bleibst du flexibel.

20.  Vom Großen zum Kleinen: Vom Monat zur Woche
Definiere aus den Monatszielen deine Wochenziele. Plane auch hier immer nur die nächste Woche, um dir Platz für Unvorhergesehenes zu lassen.

21.  Vom Großen zum Kleinen: Von der Woche zum Tag
Mach dir eine Tagesplanung – entweder am Vorabend oder gleich morgens als Erstes. Plane nur immer den nächsten Tag. Die Grundlage dafür ist dein Wochenplan.  So behältst du einen besseren Gesamtüberblick und kannst den Fokus auf das Wesentliche halten. 

22.  Wo ist dein Fokus?
Egal, wie viele Punkte auf deinen verschiedenen Plänen vom Jahr über Monat und Woche bis zum einzelnen Tag sind: Entscheide, welche drei Punkte davon Priorität haben und vor allen anderen Aufgaben stehen. Konzentriere dich vor allem auf die nächsten Schritte.

23.  Gib deinen Ideen Raum
Lege dir ein Ideenbuch (das ist nicht deine ToDo-Liste!) an, egal ob Papier oder digital. Notiere sofort alle Ideen und Inspirationen, wenn sie dir einfallen.  So geht nichts verloren. Schau regelmäßig bei deinen Ideen vorbei, ob eventuell etwas zur Realisierung ansteht, das du dann in deine ToDos einplanst.

24.  Arbeite mit Zeitfenstern
Reserviere dir Zeitblöcke für gleichartige Aufgaben. Du arbeitest damit effektiver, konzentrierter und produktiver, wenn du gleichartige Aufgaben zusammenfasst, z.B. eMails beantworten, telefonieren, schreiben, recherchieren.

25.  Auch Kleinvieh macht Mist
Plane ein tägliches Zeitfenster für die Bearbeitung von 'kleinen' Aufgaben: Erledige dann alles, was innerhalb von zwei oder drei Minuten abgeschlossen werden kann, sofort. Damit hast du keinen weiteren Verwaltungs- und Planungsaufwand, weil es erst gar nicht auf der ToDoListe landet.

26.  Sortiere deine ToDos nach Zeitaufwand
Welches sind die ‚großen Brocken‘? Was geht ganz schnell? Wenn du den Zeitaufwand im Blick hast, kannst du z.B. kurze Aufgaben zwischen zwei Termine schieben.

27.  Was gehört zusammen?
Plane und ordne deine Aufgaben in Kategorien ein, z.B. Marketing, Administration, Kundenaufträge, Privates etc. Das erleichtert die Übersicht enorm, vor allem bei komplexen ToDo-Listen.

28.  Gönn dir was Schönes!
Plane unbedingt auch Pausen und Zeit nur für dich selbst ein. Nur wenn du die Balance zwischen Anspannung und Entspannung halten kannst, bist du auf Dauer leistungsfähig.

29.  Das Leben besteht nicht nur aus Arbeit
Berücksichtige bei deiner Planung alle wichtigen Lebenssäulen – deine Gesundheit, deine Lieblingsmenschen, deine Hobbys etc. – einfach alles, was wichtig ist für dich und deinem Leben Sinn gibt.

Dein MINDSET

30. Stell dir regelmäßig Fragen
Musst du wirklich alles, was auf deiner Aufgabenliste steht, erledigen? Oder machst du manche Dinge nur noch, weil ‚man‘ sie macht oder weil du sie schon immer machst? Bringen die Aufgaben auf deiner ToDos dich deinen Zielen wirklich näher? Oder halten sie dich beschäftigt?

31.  Bleib entspannt und offen
Deine Planung muss nicht perfekt und auch nicht komplett sein. Ein Plan ist dazu da, dich auf den Weg zu machen, du musst diesen Weg aber noch nicht im Detail kennen. Es reicht, wenn du einen guten Überblick hast und die nächsten zwei Schritte definiert hast. Der Plan ist sozusagen die Vorbereitung auf das, was dann im Alltag passiert.

32.  Bleib dran
Auch wenn ich im Punkt 14 gesagt habe, bleib flexibel und ändere ggf. deinen Plan, sage ich jetzt: Bleib dran. Wie so oft im Leben ist es die Balance und beides schließt sich nicht gegenseitig aus. Deine Intuition sagt dir ganz genau, ob du auf dem richtigen Weg bist und deinen Plan weiterverfolgen sollst oder eben nicht.

33.  Ist das jetzt wirklich mein Thema?
Bevor du eine neue Aufgabe / ein weiteres Thema auf deine Liste nimmst, frage dich: Ist das wirklich relevant für mich? Ist es jetzt wichtig? Bringt es mich näher dahin, wo ich hin will? Muss ich es selbst tun?

Das waren meine 33 Impulse für (d)eine entspannte Planung.

Was heißt das nun für dich? Wie eingangs schon erwähnt, das sind meine Impulse. Das, was bei mir funktioniert.
Du musst du nicht alle meine Tipps umsetzen – wir wollen es ja entspannt haben. Suche dir die Tipps aus, die die dich ansprechen und die für dich passen. Probiere sie aus und wenn’s funktioniert – vielleicht hast du dann Lust, einen weiteren Punkt zu testen.

Der vielleicht wichtigste Impuls zu Schluss:

Planen ist gut und schön. Nur nützt die beste und ausgefeilteste Planung nichts, wenn du nicht ins Tun und Umsetzen kommst.

Lust auf Mehr?

Stehst du dir selbst mit immer wieder im Weg und schaffst es nicht, deine Wünsche und Visionen umzusetzen? Dann schreib mir eine Mail und wir klären, ob und wie ich dich unterstützen kann.

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