Was deine Aufgaben, Viren und Nebensächlichkeiten gemeinsam haben…
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Das Phänomen an ToDo-Listen ist es, dass mit jeder erledigten Aufgabe mindestens zwei oder drei neue dazukommen. Manchmal kommt es mir vor, als wären ToDos wie Viren, die sich in rasender Geschwindigkeit und ohne dass wir es merken breitmachen und vermehren.
Ich finde es auch spannend zu beobachten, dass manche Aufgaben ihren Platz auf der ToDo-Liste sehr hartnäckig verteidigen. Die gehen nicht weg, die bleiben einfach stehen. Und wie das mit Viren so ist – sie ziehen viel Energie und schwächen uns!
Oft sind es Kleinigkeiten oder Nebensächlichkeiten, die unsere ToDo-Liste verstopfen und die wir ständig vor uns herschieben. Weil wir sie als unwichtig, als lästig, als langweilig, als zu geringwertig, als was auch immer betrachten. Aber sie sind trotzdem da und beanspruchen unsere Aufmerksamkeit. Und je länger sie auf der Liste stehen, umso mehr Aufmerksamkeit fordern sie.
Kleine Aufgaben schieben wir oft vor uns her.
Trotzdem sind sie da und binden unsere Aufmerksamkeit.
Ich beschäftige mich jetzt schon seit vielen Jahren mit dem Thema Zeitmanagement und Selbstorganisation. Damit, wie wir uns einfach und smart organisieren können. Wie wir uns entspannt mehr Zeit-Freiräume schaffen und trotzdem unsere Ziele erreichen können.
Dieses Thema fasziniert mich sehr. Weil wir mit einem guten Selbstmanagement, das auf unsere Persönlichkeit zugeschnitten ist, eine enorme Wirkung für ein gutes, gelassenes und freudvolles Leben haben.
Einer der größten Hebel, die ich für mich entdeckt habe, sind Fokus-Aufgaben und -Ziele. Also Aufgaben, die oberste Priorität haben und ich auf jeden Fall erledigen möchte. Ich lege für mich jede Woche drei Fokus-Ziele oder -Projekte und täglich drei Fokus-Aufgaben fest. Das gibt meinem Tun einen Rahmen und stärkt meine Konzentration auf’s Wesentliche. Seit ich das mache, komme ich mit den für mich wichtigen Dingen viel besser voran.
Gleichzeitig habe auch ich diese vielen kleinen Aufgaben, die nicht an vorderster Front stehen und die nicht zu den ‚großen‘ Dingen gehören. Die sind oftmals nicht so spannend und manchmal fressen sie auch Zeit. Deshalb schiebe ich sie gerne mal vor mir her. Tag für Tag. Woche für Woche. Und das nervt mich extrem. Weil sie meine ToDo-Liste verstopfen und auch immer wieder Gedankenkreisel im Kopf verursachen.
Wovon rede ich? Zum Beispiel von kleinen Arbeiten auf meiner Website, die ich mir schon längst vorgenommen habe. Oder auch die Ablage oder das Ausmisten meines Download-Ordners. Oder Buchhaltungsbelege gleich scannen et cetera.
Das sind Dinge, die wichtig sind, weil sie meine Sichtbarkeit, meine Botschaft oder meine eigene Organisation und Klarheit betreffen. Und gleichzeitig sind es eher Kleinigkeiten, und es lohnt sich nicht, einen externen Dienstleister zu beauftragen. Es sind Dinge, die Zeit beanspruchen, wenn auch nicht viel.
Bei mir sind es oft auch die privaten Sachen, die liegen bleiben: Zum Beispiel etwas mit der Versicherung klären oder die Fotos sortieren. Sehr ‚beliebt‘ ist bei mir auch das Entsorgen bzw. Nicht-Entsorgen von Kleidung, Spielsachen oder Büchern meiner Kinder, die wir ausgemustert haben.
Das Ausmisten an sich finde ich sehr befreiend. Nur das, was danach mit den Dingen passieren soll, fällt mir schwer umzusetzen. Schließlich will ich die Sachen nicht einfach in die Mülltonne werfen, nur weil die Kinder dafür zu groß geworden sind. Mein Sohn hat sich vor einiger Zeit von seinen kompletten Lego-Schätzen getrennt. Da hat sich sehr viel in all den Jahren angesammelt. Und dann braucht es Zeit, um die Sachen zu verschenken oder zu verkaufen. Und das schiebe ich vor mir her. Dann bin ich genervt, weil das Zeug rumliegt und ich bin genervt, weil ich dadurch immer daran erinnert werde, was ich noch tun möchte.
Aufgaben, die wir vor uns herschieben, kosten Energie.
Energie, die wir anders sinnvoller einsetzen könnten.
Dieses ‚Genervt Sein‘ und ‚Vor mir Herschieben‘ kostet viel Energie. Viel zu viel Energie. Vor allem kostet es Energie, die ich anderweitig viel besser einsetzen könnte:
Für mein Business, für Zeit mit meiner Familie oder um mir selbst was Gutes zu tun.
Letzte Woche habe ich es dann getan - ich habe es einfach gemacht! Ich habe mir einen halben Tag freigeschaufelt, um die Legos bei ebay einzustellen, die Fotos zu sortieren und was ich sonst noch ewig vor mir hergeschoben habe. Und ich habe mich natürlich auch an meine Business-‚Kleinigkeiten‘ gemacht.
Nein, Legosteine zu verkaufen gehört nicht zu meinen Fokus-Aufgaben. Da fallen mir viele andere Dinge ein: Dinge, die meine Sichtbarkeit voranbringen, die Zusammenarbeit mit meinen Kundinnen und die wertvollen Gespräche und Resultate, die sich daraus entwickeln.
Das ist mir aber nur möglich, wenn ich den Kopf frei habe. Wenn ich entspannt bin. Wenn ich mich also nicht selbst mit Dingen und Aufgaben blockiere, die ich mir längst vorgenommen, aber nie umgesetzt habe.
Denn manchmal geht es eben nicht nur um die großen Brocken, sondern auch um die vermeintlichen Nebensächlichkeiten. Und wenn es nur darum geht, sie vom Tisch zu haben.
Wie kannst du vorgehen, wenn sich bei dir die vielen kleinen ToDos einfach nicht von selbst erledigen?
SCHRITT 1: Definiere deine Fokus-Aufgaben
Die Fokus-Aufgaben sind die ToDos, die absolute Priorität haben. Weil sie dich und dein Business weiterbringen, weil sie dich näher zu deinen Zielen bringen. Welche Aufgaben das sind, das kannst nur du entscheiden, denn sie hängen von deinen Zielen ab: Das kann mehr Umsatz oder auch mehr Zeit sein – mehr Zeit für neue Projekte oder mehr Zeit für dein Privatleben.
Um die Fokus-Aufgaben festzulegen, ist deine eigene Klarheit entscheidend. Es ist notwendig, dass du dich immer wieder auf’s Neue damit beschäftigst. Und ihnen dann die entsprechende Zeit und Priorität einräumst, um sie auch wirklich zu erledigen.
In Schritt 2 und 3 geht es um die Dinge, die nicht im absoluten Fokus stehen, aber trotzdem wichtig sind. Und die dich nerven, weil du sie schon ewig vor dir herschiebst.
SCHRITT 2: TRENNE dich von Aufgaben, die nicht relevant sind
Dabei helfen dir folgende Fragen:
Welchen wirklichen Wert hat diese Aufgabe? Für dich? Für dein Business?
Was würde passieren, wenn du sie einfach streichst?
Ist diese Aufgabe JETZT wichtig?
WARUM steht sie auf deiner ToDo-Liste?
Wer könnte die Aufgabe für dich erledigen? Ist sie überhaupt deine ‚Baustelle‘?
Gehört diese Aufgabe in die Kategorie ‚ich sollte / ich müsste‘? (Dann kannst du sie ziemlich sicher streichen.)
Wie könntest du die Zeit und Energie stattdessen einsetzen?
Schritt 3: ERLEDIGE die Aufgaben, die du tun willst
Was machst du jetzt mit den Dingen, die noch auf der Liste stehen? Mit den vielen Kleinigkeiten, die dich deine Energie kosten, einfach weil sie dort stehen, weil du sie nicht angehst und immer wieder verdrängst?
Wenn du sie nicht streichen oder delegieren kannst oder willst – dann gibt es nur eine Lösung:
Entscheide dich dafür, sie zu TUN! UND TUE SIE!
Nimm dir ein paar Stunden Zeit und arbeite diese Aufgaben ab. Das funktioniert am einfachsten, wenn du dich nicht ablenken lässt und konzentriert dranbleibst. Lege einen Zeitrahmen fest und definiere genau die Aufgaben, denen du dich widmen möchtest.
Mach es dir gemütlich: Vielleicht mit Musik, deinem Lieblingstee, vielleicht an einem anderen Platz also sonst. Schaffe dir eine Umgebung, in der es dir leicht fällt anzufangen.
Vielleicht macht es für dich auch Sinn, jede Woche einen Fixtermin zu blockieren, um genau diese Aufgaben zu erledigen, die du sonst ewig aufschiebst.
Und dann tue sie: Eine nach der anderen! Erledige all diese ‚Kleinigkeiten‘, die nicht schwierig, die manchmal einfach nur lästig sind oder nicht so richtig viel Spaß bringen.
Schätze das befreiende Gefühl, das sich von selbst einstellt, wenn du etwas abgeschlossen hast.
Freue dich über jedes Häkchen, das du machen kannst, das Platz in deinem Kopf und auf deiner Aufgabenliste schafft.
Was dir hier hilft: Ein gutes Maß an Selbstdisziplin
Lust auf Mehr?
Wenn du dir mehr Fokus und Umsetzungspower für dein Business wünschst, dann schreib mir gerne und wir klären, ob und wie ich dich im Rahmen meiner Coachings unterstützen kann.
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