Das Geheimnis der Aufgabenliste: Wie du den Überblick über all deine Aufgaben behältst und sie erfolgreich umsetzen kannst
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Ist dein Tag meistens viel zu kurz für das, was du dir alles vorgenommen hast?
Ist deine Zeit gut ausgefüllt mit all den privaten und beruflichen Aufgaben, Verpflichtungen, Ideen und Aktivitäten?
Und ist es meistens gar nicht so einfach zu entscheiden, was Vorrang hat und was weniger wichtig ist?
Es gibt viele unterschiedliche Möglichkeiten, seine ToDos zu planen und eine Aufgabenliste zu erstellen. Das ist gut so, denn so kann jeder seinen Weg finden - auch DU!
Zum Beispiel kannst du dir täglich drei Aufgaben überlegen, die in deinem Fokus stehen. Das ist ein guter Weg, denn du wirst dich dann genau darauf konzentrieren und diese drei Aufgaben erfolgreich erledigen.
Nur was ist mit all den anderen Kleinigkeiten und ToDos, die NICHT oberste Priorität haben und die trotzdem gemacht werden ‚müssen‘ oder die du irgendwann abschließen möchtest, zum Beispiel den längst fälligen Arzttermin vereinbaren, den Kunden wie versprochen zurückrufen, den angefangenen Onlinekurs weitermachen, die nächsten Social Media-Posts vorbereiten usw.
Ich denke, du weißt, was ich meine – es geht um die Dinge, die wir entweder vor uns herschieben, die uns genauso schnell ENT-fallen wie sie uns einfallen oder die oft ungeliebten Routineaufgaben, die wir gerne mal verdrängen.
Den eigenen Fokus zu halten und die wichtigsten Aufgaben zu definieren ist wichtig, wenn du deine Ziele erreichen willst.
Auch ich mache das jede Woche und jeden Tag. Und natürlich habe ich in der Regel mehr als diese drei Fokusaufgaben - das bleibt mit eigenem Business natürlich nicht aus.
Deshalb ist mir ein guter Überblick über all die anderen Dinge, die ich dann um meine Fokusaufgaben ‚herumbaue‘, so wertvoll. Denn das bringt mir enorm viel Gelassenheit und Klarheit. Und nur so kann ich gute Prioritäten setzen und meine Zeit und Energie sinnvoll nutzen.
Definierst du täglich deine Fokus-Aufgaben?
Damit deine Aufgabenliste dir mehr Durchblick, Klarheit und Gelassenheit bringt – also dich unterstützt und entlastet – gibt es noch einige weitere Punkte, über die es sich lohnt nachzudenken.
In welcher Form bzw. mit welchem Tool du deine ToDo-Liste führst, ist für mich erst einmal zweitrangig. Es gibt so viele unterschiedliche Systeme wie wir Menschen und unsere persönlichen Anforderungen auch unterschiedlich sind: digitale Lösungen wie ToDoIst, Trello oder Evernote, Outlook, Excel- oder Worddokumente oder ganz traditionell mit Papier bzw. Notizbuch und Stift.
Es ist zweitrangig deshalb, weil dir die beste Software nicht weiterhelfen wird, wenn dein eigenes System dahinter nicht stimmt. Wenn du einfach nur wild einträgst und sammelst, was du vorhast oder tun könntest. Und dann im nächsten Schritt verzweifelst, weil du nicht mehr weißt, WO du was notiert hast oder die Liste immer länger wird und du dich wie erschlagen davon fühlst.
Was ist die Folge, wenn deine Aufgabenliste unübersichtlich ist?
Du weißt nicht, wo du anfangen sollst.
Es ist schwierig, in diesem Berg von Aufgaben die Prioritäten zu definieren.
Du verzettelst dich und fängst zu viel auf einmal an oder du kommst gar nicht erst ins Tun und bist dann frustriert.
Wie kann dich deine ToDo-Liste unterstützen anstatt gegen dich zu arbeiten?
Praktische Tipps für deine Aufgabenliste
Bei der Aufgabenliste geht es grundsätzlich erst einmal um den Gesamt-Überblick.
Deshalb empfehle ich ganz dringend, dass du nur EINE einzige Liste führst und eben nicht hier eine handschriftliche Sammlung, da eine Excelliste oder App und dort noch ein paar Haftnotizen.Notiere deine Aufgaben schriftlich.
Es gibt Menschen, die alles im Kopf haben und das funktioniert bei ihnen sehr gut. Allerdings ist das eher die Minderheit.
Warum? Weil alles, was du im Kopf behalten musst, dein Gehirn verstopft und Kapazitäten blockiert, die du anders besser einsetzen könntest: Zum Beispiel für strategische, konzeptionelle, kreative und operative Arbeiten, also im Grunde für alles, was du tustVerwechsle die Aufgabenliste nicht mit deiner Tagesplanung.
Die Aufgabenliste ist wie gesagt ein Überblick und eine Art Sammelbecken für ALLE deine ToDos – unabhängig davon, wann sie fällig sind, wann du sie erledigen möchtest oder wie wichtig oder dringend sie sind.Aus dieser übergeordneten Sammlung an Aufgaben erstellst du dann deine Quartals-, Monats-, Wochen- und/oder Tagesplanung – je nachdem wie dein Planungssystem aussieht.
Trenne Aufgaben und Termine.
Natürlich können Termine mit Aufgaben zusammenhängen und umgekehrt. Aber es ist sinnvoll, ToDos in eine separate Liste und Termine davon losgelöst in deinen Kalender einzutragen. Schreib also keine Aufgaben in den Kalender, das wird viel zu unübersichtlich und stresst ganz schnell – und das wollen wir ja vermeiden.Sammle Ideen getrennt von den Aufgaben.
Aufgaben sind konkrete nächste Schritte - alles, was tatsächlich zu TUN ist. Ideen hingegen sind Möglichkeiten, die vielleicht und irgendwann realisiert werden – oder auch nicht. Jede Idee plustert deine Aufgabenliste unnötig auf.
So erstellst du in 4 Schritten eine Aufgabensammlung, mit der du dich auf die wichtigen Dinge fokussierst und den Durchblick behältst:
#1: SAMMLE DEINE Aufgaben
Sammle alle Aufgaben zusammen: Aus deinem Kopf, von allen Listen, Zetteln, Haftnotizen, Kalendern, Stapeln, deinen Software-Programmen und so weiter. Suche auch die Aufgaben, die sich irgendwo verstecken – du weißt schon, die sogenannten ‚Leichen‘ aus den Papierbergen. Fasse alles in EINER Liste zusammen.
#2: STREICHE Aufgaben
Alles, was du zuvor aufgeschrieben hast, kürzt du jetzt auf das, was wirklich wesentlich ist.
Das ist eine sehr befreiende Übung:
Aufgaben, die sich von selbst erledigen werden oder schon erledigt haben – streichen!
Aufgaben, die nicht (mehr) aktuell sind – streichen!
Aufgaben, die nicht (mehr) wichtig sind – streichen!
Aufgaben, die dich nur ‚beschäftigt‘ halten, aber nicht wirklich sein müssen – streichen!
Anders ist es mit getarnten Ideen: Also noch nichts Konkretes, nichts Aktuelles oder Wichtiges, aber vielleicht irgendwann mal. Lass alles erstmal stehen, was dich inspiriert. Wir nehmen diese Punkte später in eine Extra-Kategorie auf.
#3: FORMULIERE DIE Aufgaben eindeutig.
Weißt du auf den ersten Blick, was sich hinter den Aufgaben in deiner Sammlung verbirgt? Oft schreiben wir Stichpunkte auf und müssen uns dann erst eindenken, um was es genau geht.
Ein Beispiel: Du kannst als Aufgabe ‚Workshop XY‘ notieren. Was heißt das jetzt? Einen Workshop vorzubereiten ist im Normalfall eine komplexe Aufgabe: ein Konzept machen, die Zielgruppe definieren, Ausschreibung und Einladungen vorbereiten, die Präsentation, Folien und ein Workbook erstellen und vieles mehr. Was also bedeutet in diesem Fall 'Workshop XY' genau?
Ist also völlig klar, was bei den einzelnen Punkten deiner Sammlung gemeint ist? Wenn nein, dann formuliere deine Aufgaben so, dass du auch nach einer Woche oder einem Monat gleich über den nächsten Schritt Bescheid weißt und nicht unnötig Zeit verlierst.
Tipps zum Formulieren deiner ToDos:
Schreibe sie einfach und verständlich auf.
Füge ggf. Termine oder Deadlines ein.
Schreibe bei komplexen Aufgaben nur die nächsten 1-2 Teilschritte auf.
Nutze ein Tätigkeitswort für mehr Klarheit - z.B. könnte der Stichpunkt ‚Blogartikel‘ unterschiedlich Bedeutungen haben: ‚Blogartikel zum Thema xy konzipieren‘ oder ‚Blogartikel online stellen‘ oder ‚Blogartikel teilen‘ etc.
#4: GLIEDERE DIE Aufgaben in Kategorien / BEREICHE
Wenn du viele Punkte auf deiner Aufgabenliste stehen hast, macht es Sinn, diese ToDos nach bestimmten Kriterien zu gliedern.
Warum? Weil du sonst ganz schnell den Gesamtüberblick verlierst, was wichtig oder weniger wichtig ist, was Priorität hat, was zusammengehört. Oder auch was du zwischendurch erledigen kannst bzw. wofür du mehr Zeit oder Muse brauchst.
Mögliche Kategorien für eine bessere Transparenz:
Sachthemen - z.B. Unternehmensbereiche wie Marketing, Finanzen, Kunden, Fortbildung, Privates
Projekte – z.B. Projekt 'Kundenveranstaltung', Projekt 'Neue Website', Projekt 'Entwicklung eines neuen Angebotsformats'
Kontext – z.B.
Orte – alles, was du zu erledigen hast, wenn du z.B. in der Innenstadt bist
Personen – alles, was du mit ‚Kundin Müller‘ oder ‚Kooperationspartner Meier‘ bei nächster Gelegenheit besprechen möchtest
To Read – alles, was du bei Gelegenheit noch lesen möchtest, z.B. bei Wartezeiten
Warten auf – alles, was du im Blick behalten möchtest, z.B. was du delegiert hast oder wo noch eine Information fehlt.
Wiederkehrendes und Routine - alles du jede Woche / jeden Monat erledigst, z.B. Buchhaltung oder Social Media-Posts vorbereitenDauer bzw. Länge der einzelnen Aufgaben, z.B. kurze Aufgaben unter 5 Minuten oder längerfristige Aufgaben und Projekte
Priorität, Wichtigkeit und Dringlichkeit im Sinne von: Wie sehr unterstützt mich diese Aufgabe, um meine Ziele zu erreichen? Wichtig und dringend ist übrigens nicht das gleiche.
Ob du Privates mit auf diese Liste nimmst, das bleibt dir überlassen – mach es so wie du am besten zurechtkommst.
Eine wichtige Frage noch zum Schluss:
Wie viele Aufgaben möchtest du grundsätzlich notieren?
Der Hintergrund ist mal wieder: Wir sind alles so unterschiedlich und ticken und arbeiten entsprechend unterschiedlich. Für manche Menschen macht es am meisten Sinn, ALLES bzw. möglichst viel aufzuschreiben. Und manche wiederum fühlen sich gestresst, wenn die Liste übervoll ist. Sie notieren sich lieber nur das besonders Wichtige oder das, was sie möglicherweise vergessen könnten.
Hier darfst du ein bisschen experimentieren und herausfinden, was am besten für dich funktioniert. Ich schreibe mir beispielsweise gerne viel auf – weil ich es liebe abzuhaken und so ein Erfolgserlebnis habe. Und weil ich meine Tage und Wochen besser planen und überblicken kann, wenn ich die Kleinigkeiten genauso wie die großen ‚Brocken‘ schriftlich habe.
Wenn du lieber nur die wichtigsten Aufgaben notierst, überlege dir, wie du dich an den Rest erinnern möchtest, der trotzdem zu tun ist. Ein Beispiel: Du kannst auf deine Liste schreiben ‚eMail-Posteingang leeren und bearbeiten‘ oder du schreibst es nicht auf, weil du sowieso bei jedem Blick in den übervollen eMail-Posteingang daran erinnert wirst. Du entscheidest, wie du damit umgehst!
Finde DEINE GANZ INDIVIDUELLE LÖSUNG, mit der du einfach und wirkungsvoll arbeiten kannst. Probiere aus, was für dich passt und teste einen neuen Ansatz für wenigstens vier Wochen. Nur drei Tage sind zu wenig um festzustellen, ob etwas funktioniert oder nicht. Es muss nicht von Anfang perfekt sein, du kannst jederzeit nachjustieren.
Das Wichtigste zusammengefasst:
Auf das für dich passende und funktionierende System kommt es an.
Die Aufgabenliste ist NICHT deine Tages-ToDo-Liste, sondern die BASIS für deine Tages- und Wochenplanung.
Eine schriftliche ToDo-Liste verschafft deinem Gehirn Luft, damit du dich auf das Wesentliche und auf die Umsetzung der Aufgaben konzentrieren kannst.
Die Aufgabenliste unterstützt dein fokussiertes Arbeiten für mehr Gelassenheit und Klarheit im Alltag.
Lust auf Mehr?
Gerne unterstütze ich dich als Sparringspartnerin, mehr in deine Klarheit zu kommen und eine smarte Struktur in deinem Alltag zu etablieren, damit du deine Pläne und Visionen fokussiert und gleichzeitig entspannt umsetzen kannst.
Schreib mir eine Mail und wir klären, ob und wie ich dich unterstützen kann.