Die 13 größten Produktivitätsfallen in der Selbständigkeit
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Produktiv bist du, wenn du mit möglichst wenig Einsatz - also deine Zeit und Energie - das Ergebnis bekommst, das du dir vorgestellt hast.
Wenn beispielsweise die Aufgaben, die du dir vorgenommen hast, mit möglichst wenig Zeit- und Energieaufwand erledigt sind.
Oder wenn du mit deiner festgelegten Zeit das bestmögliche Ergebnis erzielst - du also zum Beispiel in einer Stunde möglichst viel von deiner ToDo-Liste erledigen kannst, ohne dich komplett auszupowern.
Für mich und die meisten meiner KundInnen geht es nicht darum, besonders lange oder besonders viel zu arbeiten – das hat mit Produktivität nichts zu tun. Das ist im besten Falle Angestellten-Denke und mehr als überholt. Für uns Selbständige gibt’s schließlich – wie in manchem Job - keine Fleißkärtchen, wenn wir möglichst viel Zeit im Büro verbringen.
In der Selbständigkeit ist es essenziell, dass du deine vorhandene Zeit und Energie SINNVOLL und MAßVOLL einsetzt.
Dass du dich selbst und deine Abläufe so clever organisierst und strukturierst, dass du am Ende die gewünschten Ergebnisse erzielst und immer mehr das Leben leben kannst, das du dir wünschst.
Auch das hat wieder mit Zeit und Energie zu tun.
Und eben mit Produktivität.
So weit die Theorie.
In der Praxis sieht’s oft anders aus:
Denn es gibt im Alltag unzählige Fallen, die deine Produktivität stören oder sogar torpedieren.
Oft mit weitreichenden Folgen.
Die größten Produktivitätsfallen habe ich dir hier zusammengestellt.
Zusätzlich habe ich ein Video aufgenommen, in dem ich darauf eingehe, was du am besten gegen diese Produktivitätskiller tun kannst. Den Link zum Video findest du weiter unten.
Die 13 größten Produktivitätskiller in der Selbständigkeit
#1: Eine chaotische oder unordentliche Umgebung
Viele Menschen verteidigen erstmal ihr kreatives Chaos und beteuern, dass sie ohne nicht leben könnten. Bis zu einem gewissen Grad soll Chaos nachweislich die Kreativität fördern.
Andererseits – inspirieren dich deine Papierberge, vollgestopften Schränke und das ständige Suchen und Nicht Finden wirklich für deine Arbeit? Bist du dadurch echt produktiver?
Viele Studien zeigen, dass wir uns mit Stapeln und Unordnung schlechter konzentrieren können und weitaus weniger produktiv sind, weil sich unser Unbewusstes permanent ablenken lässt – ob wir wollen oder nicht. Chaos führt in vielen Fällen zu Stress und kostet uns Zeit und Nerven.
Lies hier weiter: 3 Gründe, warum Chaos dein Büro beherrscht
#2: Unterbrechungen im Arbeitsfluss
Nicht jede Unterbrechung ist vorhersehbar, planbar oder steuerbar:
Es gibt plötzlich ein Problem mit einem Kunden, das zeitnah gelöst werden muss.
Dein Kind braucht dringend was von dir.
Die Technik streikt.
Und dann gibt’s Unterbrechungen, auf die du definitiv einen Einfluss hast:
Das Telefon klingelt und bringt dich raus (man kann ein Telefon auch mal stumm- oder ausschalten… 😉).
Es fehlen wichtige Informationen, um weiterarbeiten zu können, die du dir mit besserer Planung im Vorfeld hättest besorgen können.
Deine Mitmenschen sind es gewohnt, dass sie dich jederzeit ansprechen (=unterbrechen) können. Das ist ein Kommunikationsthema!
Jede Unterbrechung führt dazu, dass wir uns wieder in den Vorgang rein denken müssen. Jedes Mal verlieren wir nicht nur Zeit, auch die Motivation für die Aufgabe sinkt in der Regel und die Fehlerhäufigkeit nimmt zu.
#3: Ablenkungen
Ablenkungen sind meistens von dir selbst bewusst oder unbewusst verursacht:
Offene Social Media-Kanäle, die dich ständig locken, „nur mal schnell“ den Feed zu checken,
die Stapel auf deinem Schreibtisch,
deine Mitmenschen, die im Hintergrund quatschen,
die vielen unwichtigen Dinge, die sich in den Vordergrund drängen, anstatt dich den wesentlichen Aufgaben zuzuwenden, die aber mehr Energie erfordern.
Ablenkungen tragen maßgeblich dazu bei, dass du entweder gar nicht reinkommst oder ganz schnell wieder raus bist: Aus deiner Konzentration, aus dem Fluss, aus dem Flow.
#4: Multitasking
Beim Multitasking erledigst du mehrere Aufgaben mehr oder weniger gleichzeitig:
Du telefonierst und gleichzeitig bearbeitest du deine Mails zu einem anderen Thema. Du springst also sehr schnell zwischen den Arbeiten hin und her.
Dies lässt sich bei automatisierten Tätigkeiten gut erledigen (mein persönlicher Klassiker: Bügeln und Fernsehen oder Podcast hören). Wenn du auf Autopilot bist, weil du bei einer Aufgabe nicht mehr nachdenken musst, schaffst du es problemlos nebenbei etwas anderes zu erledigen.
Bei komplexeren oder anspruchsvolleren Aufgaben wird es schwieriger: Dir fehlt der Fokus und deine Aufmerksamkeit ist extrem gefordert.
Die Folge: Wenn du mehrere Dinge gleichzeitig erledigst, bist du auf nichts wirklich konzentriert. Es geht nicht schneller, sondern kostet oft mehr Zeit, weil du eben weniger produktiv bist. Außerdem ist die Fehleranfälligkeit (Fehler, die eventuell im Nachhinein zeitintensiv wieder ausgebügelt werden müssen), und es kostet dich selbst sehr viel mehr Energie. Auch hier ist Stress wieder vorprogrammiert.
Lies hier weiter: Was bringt Multitasking wirklich?
#5: Aufschieberitis
Du tust dir keinen Gefallen, bestimmte Aufgaben permanent aufzuschieben – seien es herausfordernde Aufgaben, wo du nicht weißt, wie du anfangen sollst oder ungeliebter Kleinkram.
Die wenigsten Sachen erledigen sich von selbst. Die Folge ist, dass sich alles, was du nicht zeitnah erledigst, mit der Zeit zu einem unüberschaubaren Berg anhäuft… das macht noch weniger Laune und hält dich noch mehr ab, endlich anzufangen.
Lies hier weiter: Prokrastination beenden: Was kannst du tun, wenn du mit einem Projekt feststeckst?
#6: Aufgaben nicht zu Ende bringen
Das ist das Gegenstück zur Aufschieberitis: Du fängst zu viel an und bringst nichts vernünftig zu Ende. Mit anderen Worten: Du verzettelst dich in deinen vielen Aktivitäten und die Gefahr besteht, dass du zwar viel beschäftigt bist, dir am Ende aber die Zeit für das wirklich Wichtige fehlt.
Zudem fressen zu viele „lose Enden“ (also offene Aufgaben) viel Energie, weil du – wenn auch unbewusst – doch immer damit beschäftigt bist, was noch zu tun ist.
#7: Schlechte Laune
Ja, auch schlechte Laune und eine niedrige Energie haben einen großen Einfluss auf deine Produktivität.
Wenn du in einer miesen Stimmung bist - zum Beispiel, weil du auf die Buchhaltung oder Social Media keine Lust hast oder weil du dich privat über jemanden geärgert hast - ziehst du deine Energie generell runter.
Das bedeutet, du bist auch für die Dinge, die dir eigentlich Spaß machen in einer negativen Energie. Oder du brauchst schon mal unheimlich viel Energie, um dich für die schönen Dinge wieder zu motivieren und wieder in bessere Stimmung zu bringen.
#8: Überlastung
Wenn du grundsätzlich überlastet bist und immer mehr zu tun hast, als du mit deinen vorhandenen Ressourcen wie Zeit und Energie eigentlich bewältigen kannst, wirkt sich das ebenfalls negativ auf deine Produktivität aus.
Dein System ist dann permanent überfordert – sowohl körperlich, geistig als auch seelisch. Du bist hauptsächlich damit beschäftigt, im Alltag zu „überleben“ und nicht unterzugehen und hast den Kopf gar nicht frei, um jemals in den Flow zu kommen. Der Flow wiederum ist eine wichtige Voraussetzung, um produktiv und auch um kreativ zu sein.
Lies hier weiter: Mehr Zeit für dein kreatives Schaffen mit einer guten Tagesplanung
#9: Arbeitsplatz und Arbeitsmaterialien
Ein nicht funktionierender Drucker, der Laptop, der ständig abstürzt oder ein unbequemer Arbeitsstuhl, von dem du Rückenschmerzen bekommst – alles nicht die Welt, aber alles hat Einfluss auf deine Produktivität.
Wie willst du in den Fluss kommen und deine Aufgaben effizient und mit Freude erledigen, wenn du dich ständig um „Nebenkriegsschauplätze“ kümmern musst, die deinen Fokus zerstreuen?
#10: Inkompetenz und mangelndes Fachwissen
Inkompetenz klingt vielleicht ein bisschen hart. Was ich damit meine: Du wirst immer zu viel Zeit und auch Energie verschwenden, wenn du dich im Thema, mit dem du dich gerade beschäftigst, nicht gut auskennst.
Das kann auf der inhaltlichen Ebene sein: Wenn ich beispielsweise über ein für mich neues Themengebiet bloggen möchte, brauch ich viel länger Zeit für Recherchen als für einen Artikel, der zu meiner Kernkompetenz gehört. Und klar, das bedeutet nicht, dass du nicht weiterentwickeln und Neues lernen darfst – ganz im Gegenteil. Nur musst du dir klar sein, dass Produktivität dann anders zu bewerten ist.
Das kann auch die Technik betreffen: Wenn ich mich mit meinem Newsletter-System nicht gut auskenne und jedes Mal lange rumprobieren muss, bis ich die richtigen Einstellungen vorgenommen habe, um eine neue Mail zu verschicken, zehrt das sowohl an meiner Zeit als auch an meinen Nerven. Gerade bei Tools macht es Sinn, lieber weniger zu verwenden und die dafür wirklich gut zu kennen.
#11: Fehlende Systeme und Routinen
Ähnlich wie beim mangelnden Fachwissen: Wenn du keine guten Systeme und Routinen für wiederkehrende Abläufe hast (zum Beispiel die Buchhaltung oder deine Social Media-Aktivitäten oder auch in der Arbeit mit deinen Kunden) und anfängst, jedes Mal dir wieder von Neuem zu überlegen, wie du vorgehst anstatt auf gut erprobte Abläufe zurückzugreifen, kannst du unendlich viel Zeit und Energie vergeuden.
Manchmal dauert es, bis du DEIN System gefunden hast – das weiß ich aus eigener Erfahrung – und manchmal ist es notwendig, bestehende Systeme und Routinen anzupassen, und gleichzeitig geben sie dir sehr viel Sicherheit und Stabilität, was sich definitiv positiv auf deine Produktivität auswirkt, weil vieles automatisch geht.
Lies hier weiter: Wie du mit guten Routinen dein (Business-)Leben einfacher und entspannter machst
#12: Perfektionismus
Es ist noch nicht gut genug. Ich muss nochmal was ändern. Es ist noch nicht fertig.
Logisch, dass der Anspruch, etwas perfekt abzuliefern, in Widerspruch zu Effizienz und Produktivität steht.
Und klar, manche Arbeiten erfordern eine perfekte Lösung (typische Beispiele: der Arzt, der operiert oder der Pilot, der das Flugzeug sicher zum Starten und Landen bringt).
Nur im normalen Alltag reichen oft 80 % aus. Denn am berühmten Pareto-Prinzip ist schon was dran: Es besagt, dass wir normalerweise mit 20 % unseres Einsatzes 80 % unseres gewünschten Ergebnisses erzielen. Um ein 100 %-Ergebnis zu erzielen, müssen wir unendlich viel mehr Aufwand betreiben (die 80 %), was meistens in keinem vernünftigen Verhältnis steht.
Perfektionismus hat viele Facetten und darüber werde ich demnächst noch einen separaten Artikel schreiben.
#13: Fehlender Fokus
Fokus ist eines meiner Lieblingsthemen!
Gerade wenn du offen und neugierig und kreativ bist, wenn du immer viele Ideen hast … dann kann es so schnell passieren, dass du den Fokus und dich in deinen vielen Optionen verlierst.
Dann kann es dir passieren, dass du dich verzettelst, alles auf einmal erledigen willst, dich in Details verlierst, zu vielen Ideen unreflektiert nachgehst, dich ständig unterbrechen lässt, dich mit vielem, aber nicht dem Wesentlichem beschäftigst, zu viel aufschiebst oder nichts richtig zu Ende kriegst, keine guten oder gar keine Entscheidungen triffst.
Diese Liste könnte ich jetzt noch eine Weile fortsetzen. Im Grunde ist es eine Zusammenfassung der bereits genannten Punkte.
Tatsache ist, dass ein glasklarer Fokus von unschätzbarem Wert ist:
Denn dann lenkst du deine Energie und Aufmerksamkeit auf das, was für dich wirklich zählt.
Das macht dein Leben einfacher. Du wirst automatisch produktiver, weil du dich auf das Wesentliche und deine Prioritäten konzentrierst und dich eben nicht in Nebensächlichkeiten verlierst.
Lies hier weiter: Endlich Schluss mit Verzetteln (eBook) und Mehr Zeit für dein kreatives Schaffen mit einer guten Tagesplanung
Was kannst du gegen deine persönlichen Produktivitätskiller tun?
Deine persönlichen Produktivitätskiller herauszufinden und kennenzulernen, ist der erste Schritt.
Nur ist es damit natürlich nicht getan, wenn du wirklich deine Selbstorganisation zum Positiven verändern möchtest.
Ich habe dir ein Video aufgenommen, in dem ich dir anhand eines konkreten Beispiels erkläre, wie du vorgehen kannst.
Denn du weißt ja:
Mein Ziel ist, dass wir alle unsere Zeit und Energie sinnvoll nutzen, um unsere Ziele zu erreichen und immer mehr das Leben zu leben, das wir uns wünschen.
Und dafür ist eine gute Produktivität extrem wertvoll.
Lust auf Mehr?
Du willst endlich produktiver werden? Ohne dich verbiegen zu müssen?
Sondern so, dass es wirklich zu dir und deinem Business passt?
Schreib mir eine Mail und wir klären, ob und wie ich dich unterstützen kann.
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