5 Fragen, um sinnvoll zu delegieren und wertvolle Zeit für dich zu gewinnen
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Wer loslässt, hat beide Hände frei.
Kennst du dieses chinesische Sprichwort? Keiner von uns kann alles machen – weder alles gleichzeitig und noch alles gleich gut. Und doch tun sich viele Menschen schwer damit, Aufgaben und Verantwortung abzugeben. Wie ist es bei dir? Neigst du auch dazu, alles selbst zu machen und immer noch mehr der eigenen Zeit zu investieren?
Dein Tag hat 24 Stunden und neben deiner Arbeit brauchst du Zeit für dich selbst, um Energie zu tanken, für deine Lieblingsmenschen und was dir sonst im Leben wichtig ist.
Wenn dein Business wächst, wirst du dich nicht mehr um jede Aufgabe selbst kümmern können oder wollen. Je mehr du jedoch selbst erledigst, umso weniger Energie, Kraft und Zeit hast du für deine Kernkompetenzen und für das, was dir wirklich Spaß macht.
Welchen Vorteil hast du, wenn du Aufgaben abgibst?
Du gewinnst Zeit für alles Wesentliche in deinem (Business-)Leben - Zeit für deine Kern- und Strategieaufgaben, die dich deinen Zielen näherbringen, und Zeit für dein Leben neben deiner Selbständigkeit.
Deine eigene Arbeitslast wird weniger und du stärkst gleichzeitig deine Kreativität und Energie.
Du holst dir Expertise und wertvolle Impulse durch einen Blick von außen.
Du kannst dich in der gewonnenen Zeit den Aufgaben widmen, die dir neue Kunden und Umsatz bringt.
Du arbeitest mehr im Flow, wenn du dich überwiegend mit den Aufgaben beschäftigst, auf die du wirklich Lust hast.
Überlege, welche konkreten Vorteile DU hast, wenn du Aufgaben abgibst?
Um effektiv und erfolgreich Aufgaben zu delegieren, beantworte zuerst die entscheidenden 5 W-Fragen:
WAS, WER, WARUM, WIE und WANN?
1. WAS genau ist die Aufgabe?
Definiere eindeutig und klar die Aufgabe, das Ziel oder Ergebnis, das du erreichen möchtest und lege ggf. Zwischenschritte fest.
Formuliere im Vorfeld klar deinen eigenen Anspruch an die Aufgabe und die Qualität, die du erwartest
Stelle alle relevanten Informationen und wenn nötig Arbeitsmaterialien Ihr zur Verfügung.
Gib die Möglichkeit zum Nachfragen, um zu gewährleisten, dass dein Gegenüber wirklich alles verstanden hat.
Welche deiner Aufgaben könntest du ganz oder teilweise abgeben könnten. Was sind die entscheidenden Faktoren bei dieser Aufgabe?
2. Wer kann dich am besten unterstützen?
Überlege dir, wer in deinem Umfeld dafür geeignet ist. Wer kann das beste Ergebnis liefern? Die kostengünstigste Lösung ist nicht automatisch die beste!
Wer hat die zeitlichen Kapazitäten, die richtige Motivation und die fachliche Qualifikation, um genau diese Aufgabe in deinem Qualitätsstandard abzuwickeln?
Wen könntest du so fördern oder unterstützen, dass er in die Aufgabe hineinwächst und diese künftig genauso gut oder vielleicht sogar besser und schneller als du selbst erledigen könnte?
Liefere deinem Gegenüber motivierende Gründe, warum du genau ihn ausgewählt haben.
Wer aus deinem Umfeld könnte dich für was unterstützen? Wo könntest du nach potenziellen Partnern suchen oder wen könntest du um Empfehlungen fragen?
3. Warum ist diese Aufgabe wichtig?
Mach dir sich selbst Sinn und Nutzen der Aufgabe klar und du wirst sie viel überzeugender ‚verkaufen‘ können. Gib dieser Aufgaben das ‚gewisse Etwas‘.
Beziehe dein Gegenüber ein und erkläre den Hintergrund und größeren Zusammenhang für dein Business.
Welchen Vorteil gibt es dabei möglicherweise für dein Gegenüber?
Welche Hintergrundinformationen und Rahmenbedingungen muss dein Gegenüber kennen, um ein bestmögliches Ergebnis liefern zu können? Wo steckt der Nutzen für beide Seiten?
4. Wie kann die Aufgabe am besten erledigt werden?
Dein Gegenüber sollte wissen, WAS das Ziel ist. Im Rahmen der Vorgaben, seiner persönlichen Qualifikation und Erfahrung sollte er möglichst selbst Entscheidungen über den Lösungsweg und das WIE treffen können.
Wie detailliert müssen Lösungsweg und Zwischenschritte sein? Was soll, darf und muss von deinem Gegenüber idealerweise selbst entschieden werden?
5. Wann muss die Aufgabe fertig sein?
Kommuniziere klare und realistische Deadlines, bis wann du ein Ergebnis brauchst. Lege Termine für eventuelle Zwischenziele und -absprachen fest.
Gib genügend Vorlauf und vergib deine Aufträge nicht auf den letzten Drücker - damit erzeugst du eher Frust auf der anderen Seite.
Lass dein Gegenüber wissen, welche Priorität die Aufgabe hat und ggf. wieviel Zeit er dafür aufwenden soll.
Welche Zeitvorgaben sind wichtig? Welche Zwischen- oder Finaltermine legst du fest? Möchtest du einen maximalen Zeitaufwand definieren?
Wie könntest du maximalen Nutzen und ein optimales Ergebnis erzielen, wenn du Projekte und Aufgaben abgibst?
Routinearbeiten oder Spezialaufgaben, mit denen du dich selbst vielleicht gar nicht so gut auskennst, eignen sich sehr gut.
Delegiere auf Dauer nicht nur Kleinigkeiten oder „unwichtige“ Aufgaben, sondern auch bedeutende (Teil-)Aufgaben. Dein Gegenüber wird den Unterschied sehr schnell merken und entsprechend motivierter sein.
Berücksichtige beim Briefing den Wissensstand sowie die Arbeits- und Denkweise deines Gegenübers: Braucht er detaillierte Anleitungen oder blüht er auf, wenn er im Rahmen der Aufgabe möglichst viele Freiheiten hat? Je mehr du auf die Individualität, Qualifikation und Motivation deines Partners eingehst, umso besser wird das Ergebnis sein.
Nimm dir Zeit für ein ausführliches Briefing: Letztendlich wirst du Zeit sparen, weil du weniger Rückfragen während des Projekts bekommst.
Eine große Herausforderung ist oft das Loslassen: Gib deinem Gegenüber einen Vertrauensvorschuss und übertrage Verantwortung (auch wenn die in letzter Konsequenz bei dir selbst bleibt).
Behalte immer den Überblick über die delegierten Aufgaben und Termine.
Frage dich am Ende, ob das Ergebnis deinen Erwartungen entspricht. Welche Optimierungsmöglichkeiten gibt es für die künftige Kommunikation oder Vorgehensweise?
Gib deinem Partner ein konstruktives und detailliertes Feedback: Damit drückst du deine Wertschätzung aus und setzt gleichzeitig Standards für die zukünftige Zusammenarbeit - Beim nächsten Mal ist klar, worauf du Wert legst und du sparst dir Zeit im nächsten Briefing.
Und wenn es nicht so wie erhofft geklappt hat oder sich die Umstände geändert haben? Sieh das Ganze als Learning und triff eine Entscheidung – sei es, deinem Gegenüber noch einmal eine Chance zu geben und ihn entsprechend zu fördern oder du beendest die Zusammenarbeit.
Ideen für Aufgaben, die du als Selbständiger oder Einzelunternehmer abgeben kannst:
Unterstützung bei Social Media & Online Tools
Unterstützung im Online & Offline Marketing (Newsletter etc.)
Contentpflege & -recherche
Bildbearbeitung & Grafikerstellung
Korrekturlesen, Lektorat und Layout von Texten
(Seminarunterlagen, eBooks, Präsentationen, Handouts etc.)
Presseclipping
Termin- und Reisekoordination
Veranstaltungsorganisation (Ablaufpläne, Abstimmung mit Dienstleistern, Teilnehmermanagement, Einladung, Durchführung, Nachbereitung etc.)
Kunden- / Mitgliederbetreuung
Datenbankmanagement
Korrespondenz und Texterstellung aller Art
Buchhaltung und allgemeine Administration
(Buchführung, Rechnungstellung, Zahlungsverfolgung etc.)
Optimierung von Abläufen & Strukturen
(Ablagesystem, Ablaufpläne, Checklisten etc.)
Einkauf
Telefondienst
IT-Betreuung
…….
Lust auf Mehr?
Gerne unterstütze ich dich als Sparringspartnerin, mehr in deine Klarheit zu kommen und eine smarte Struktur in deinem Alltag zu etablieren, damit du deine Pläne und Visionen fokussiert und gleichzeitig entspannt umsetzen kannst.
Schreib mir eine Mail und wir klären, ob und wie ich dich unterstützen kann.
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