8 Wege, um deine Aufgaben sinnvoll zu strukturieren
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Du wirfst einen Blick auf deine volle ToDo-Liste und denkst dir: Wie soll ich das nur alles hinkriegen? Dabei hast du wichtige Vorarbeit geleistet und das von der Liste geworfen, was nicht wirklich wesentlich ist.
Die Herausforderung ist immer noch, dich gut zu organiseren, dich bei all den ToDos nicht zu verzetteln und wertvolle Zeit und Energie zu verschwenden.
Blinder Aktionismus bei deinen ToDos und einfach drauflos arbeiten ist meistens nicht die beste Lösung.
Alles bis ins allerkleinste Detail durchzuplanen allerdings auch nicht.
Wie gehst du also am besten vor, um deine ToDo-Liste im Griff zu behalten und abzuarbeiten? Wie organisierst und strukturierst du am besten deine Aufgaben? So, dass du den Überblick behältst, Spaß an deiner Arbeit hast und das ganze möglichst gelassen hinbekommst.
Die Lösung ist, dein persönliches, ganz individuelles System und gute Gewohnheiten zu erschaffen, mit denen du deine ganzen Aufgaben, Termine, ToDos einfach, effizient und effektiv umsetzen kannst. Und am Ende nicht ausgepowert, sondern entspannt bist. Und Zeit und Muße für all das findest, was dir neben deinem Business noch wichtig ist, was auch immer das für dich ist.
Was bringen Techniken aus dem Zeit- und Selbstmanagement?
Es gibt im Zeit- und Selbstmanagement so viele unterschiedliche Ansätze und Techniken, die sich alle toll anhören. Das ist die Theorie. Viele dieser bekannten Techniken überleben den Praxistest allerdings entweder gar nicht oder nur sehr mühsam und mit viel Kraftanstrengung.
Mein Lieblingsbeispiel an dieser Stelle ist die bekannte Zeitmanagement-Empfehlung Eat the frog first in the morning. Wenn dir das nichts sagt: Es ist die Aufforderung, die schwierigste und wichtigste Aufgabe des Tages als allererstes zu erledigen – bevor du dich mit anderen, vielleicht angenehmeren Dingen beschäftigst.
Warum du ausgerechnet einen Frosch frühstücken sollst? Diese Formulierung wurde an ein Zitat von Mark Twain angelehnt:
“Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.”
Anders ausgedrückt: Wenn du das Schlimmste gleich morgens erledigst, dann kann es nicht mehr schlimmer werden.
Eine „nette“ Vorstellung in der Theorie, aber für mich ist das überhaupt gar nichts! Denn ich frühstücke lieber was „Leckeres“ – als Mahlzeit und als erstes ToDo.
Meine Morgenzeit ist mir heilig, denn da bin ich am klarsten und kreativsten. Deshalb schreibe ich morgens gerne als Erstes. Zum Beispiel Blogartikel wie diesen hier. Und widme mich ganz sicher nicht Buchhaltungs- oder Steuerfragen (die für mich in diesem Fall der „Frosch“ wären).
Ich meine das nicht wertend. Vielleicht findest du Buchhaltung super und Schreiben doof. Das ist völlig in Ordnung - denn was das „Schlimmste“ ist, das darf natürlich jeder für sich selbst entscheiden.
Das bedeutet auch, wenn „der Frosch“ für dich als erste Mahlzeit funktioniert – dann jaaaaa… bitte frühstücke ihn. Letztendlich ist es wichtig, dass wir unsere Aufgaben geregelt und erledigt bekommen und zwar möglichst entspannt und fokussiert.
Wir Menschen sind unterschiedlich und brauchen deshalb unterschiedliche Organisationsansätze
Was ich damit sagen will: Zeit- und Selbstmanagementtechniken sind super, aber sie funktionieren nicht immer. Warum? Weil wir Menschen uns zum Teil erheblich in unserem Lebens- und Arbeitsstil, in unseren Stärken und Schwächen und den Anforderungen von außen unterscheiden. Das bedeutet, dass jeder nur sein eigenes System entwickeln kann, das für ihn passt.
Wie entwickelst du denn jetzt dein eigenes System und deine persönlichen Arbeitsstrukturen? In dem du Dinge ausprobierst, zum Beispiel gängige Zeitmanagement-Methoden. Probiere sie aus, beobachte, ob es für dich funktioniert und passe sie gegebenenfalls für dich an.
Ich stelle dir hier ein System vor, wie du deine ganzen ToDos einfach und clever strukturieren kannst. Nimm sie als Anhalts- oder Ausgangspunkt. Deine Aufgabe ist es, sie zu testen, damit zu experimentieren. So lange, bis du deine eigene Vorgehensweise entwickelt hast, mit der du dich gut fühlst.
Nimm die 8 folgenden Impulse als Grundlage, um dein eigenes System aufzubauen.
8 Wege, um deine Aufgaben sinnvoll zu strukturieren
Weg 1: Deine Übersicht
Du brauchst einen Überblick über das, was ansteht, um deine Zeit und Energie sinnvoll zu nutzen. Und du brauchst die Sicherheit, dass du nichts Wichtiges vergisst. Das entspannt ungemein.
Sammle deshalb alle deine Aufgaben, Termine, Informationen, Ideen schriftlich. Schriftlich deshalb, um deinen Kopf freizubekommen. Meine absolute Empfehlung: Verwende nur EINE einzige Aufgabenliste und nicht hier ein Post-It, da einen Schmierzettel, dort eine Excelliste oder eine App.
WEG 2: DEINE Organisations-Tools
Finde das für dich passende Tool für deine Termine, Aufgaben und Notizen. Entscheidend ist, dass du wirklich gerne damit arbeitest, dich damit gut auskennst (wenn es sich beispielsweise um ein Software-Programm handelt) und dass es einfach in der Handhabung ist. Ob das Notizbuch und Stift oder die neueste ToDo-Listen-App ist, ist nicht entscheidend. Wichtiger ist, dass du möglichst nur EIN einziges Tool verwendest.
Ich empfehle dir, die Termine in einem Kalender und die Aufgaben getrennt davon in einer Aufgabenliste festzuhalten. Unterteile die Aufgaben für eine gute Übersicht in sinnvolle Kategorien, beispielsweise in Projekte, Unternehmensbereiche oder nach Kontext wie Besorgungen oder Telefonate. Wie du am besten vorgehen kannst, habe ich in diesem Artikel beschrieben: Wie du den Überblick über all deine Aufgaben behältst und sie erfolgreich umsetzen kannst.
Ideen sammle ich grundsätzlich separat und nicht bei den tatsächlichen Aufgaben. Denn bei den Ideen handelt es sich nicht um konkrete ToDos, sondern um Dinge, die du irgendwann tun könntest.
Weg 3: Dein Tun
Bearbeite deine Aufgaben und Informationen durchgängig weiter. Damit meine ich, dass du Entscheidungen triffst, was zu tun ist und das dann auch wirklich tust: Beispielsweise sofort bearbeiten, auf der Aufgabenliste für später notieren, delegieren, archivieren oder wegwerfen.
Das bedeutet, dass du jeden Vorgang, der über den E-Mail-Posteingang, über deine Aufgabenliste, deinen physischen Posteingangskorb oder auf welchem Weg auch immer bei dir eintrifft, möglichst nur einmal in die Hand nimmst und nicht unerledigt oder halb erledigt zurücklässt. Die genaue Technik dazu habe ich in diesem Artikel beschrieben: 4 Fragen für einen ordentlichen Schreibtisch und ein übersichtliches eMail-Postfach
Finde das für dich passende Zeitfenster, um die Dinge anzugehen und auch abzuschließen. Unterteile die Aufgaben lieber in mehrere kleinere Schritte, die du abschließen kannst. Das gibt dir ein Erfolgsgefühl und motiviert dich weiterzumachen. Zu viele offene Projekte und „lose Enden“ hingegen verursachen bewusst oder unbewusst Stress und lassen dein Gehirn nicht zur Ruhe kommen.
Weg 4: Deine PlANUNG
Finde ein für dich funktionierendes Planungssystem. Das bedeutet, dass du den für dich passenden Planungszeitrahmen festlegst, beispielsweise 90-Tagesziele sowie eine Wochen- und Tagesplanung.
Ich empfehle dir auch, immer nur die kommende Woche beziehungsweise den kommenden Tag zu planen. Dein Vorteil? Du kannst flexibler auf Unvorhergesehenes reagieren und hast gleichzeitig alles Aktuelle im Blick.
Berücksichtige bei deiner Planung deine übergeordneten Unternehmensziele, die festen Termine sowie deine einzelnen ToDos aus der Aufgabenliste. Plane realistisch und lieber konservativ, denn erfahrungsgemäß überschätzen wir die Zeit, die uns täglich zur Verfügung steht. Und gleichzeitig unterschätzen wir alles, was wir über einen längeren Zeitraum schaffen können.
Lies hier weiter: Mehr Zeit für dein kreatives Schaffen mit einer guten Tagesplanung
Weg 5: Dein Fokus
Definiere deine täglichen oder wöchentlichen Fokusaufgaben und gib ihnen Priorität. Die Fokusaufgaben sind die Dinge, die dir nachhaltig einen wirklichen Mehrwert liefern und dich deinen Zielen ein Stück näherbringen – das wird für jeden etwas anderes sein und auch von Tag zu Tag oder Woche zu Woche variieren. Die restlichen Aufgaben, die nicht im Fokus stehen und trotzdem zu tun sind, baust geschickt darum herum.
Fokus bedeutet auch, dass du dich auf das, was du gerade tust, wirklich konzentrierst und nicht ablenken lässt. Plane dir immer wieder ungestörte Fokuszeiten in deinen Tagesablauf ein. Das ist so wichtig für deine Kreativität und die Qualität deiner Arbeit.
Hier findest du noch mehr Methoden, die dich wirksam in deiner Produktivität unterstützen:
Die 13 größten Produktivitätskiller in der Selbständigkeit
Weg 6: Deine beste Art zu arbeiten
Finde für dich heraus, in welcher Weise, in welchem Umfeld und zu welcher Zeit du welche Aufgaben am besten erledigen kannst. Hier kommt dein Biorhythmus ins Spiel. Beispielsweise kann ich frühmorgens sehr gut die Dinge tun, die mich geistig fordern, andere Menschen sind abends fitter.
Finde heraus, wie und wann du am besten in den Flow kommen kannst, um das, was zu tun ist, möglichst entspannt und gleichzeitig mit all deiner Energie erledigen zu können.
Wenn wir bestimmte Dinge immer wieder aufschieben oder sie uns besonders fordern, kann es einfach damit zusammenhängen, dass für diese Art der Aufgabe die gewählten Rahmenbedingungen, also zum Beispiel die gewählte Tageszeit, nicht passen.
Weitere praktische Tipps findest du in diesem Artikel: Meine 8 besten Tipps für mehr Lebensfreude in deinem Business
Weg 7: Mache es dir einfach
Wir fühlen uns oft überfordert und gestresst, weil die Dinge zu kompliziert sind oder schlichtweg zu viel sind. Manchmal hilft es, fünf Minuten über etwas nachzudenken und neu „einzuordnen“, anstatt fünf Jahre lang der gleichen unpraktischen Routine zu folgen.
Gewöhne dir an, dich, deine Abläufe und Aufgaben regelmäßig zu hinterfragen: Was könntest du gegebenenfalls vereinfachen? Welche Aufgaben könntest du komplett streichen oder anders organisieren? Denke auch an all das, wozu du dich irgendwann einmal verpflichtet hast (und das vielleicht nicht mehr notwendig ist). Vergiss nicht deinen ganzen Informationsfluss und deine Social Media-Gewohnheiten!
Bleiben darf, was dir wirklich guttut und was mit deinen persönlichen Zielen zu tun hat.
Gute Routinen bringen mehr Leichtigkeit ins Leben. Ein schönes Beispiel ist eine individuelle Morgenroutine, mit der du entspannt und nicht gehetzt in den Tag startest. Oder ein Tages- oder Wochenrückblick, um dir bewusst zu machen, wo du stehst und was du alles erreicht hast.
Gönne dir auch immer wieder Auszeiten und Ruhephasen, um aufzutanken und deine Batterien aufzuladen. Trage sie dir unbedingt als festen Termin in den Kalender ein. Nur wenn es dir gut geht und du in deiner Kraft bist, kannst du dein volles Potenzial abrufen und viel einfacher gute Qualität abliefern.
Weg 8: Lasse los und trau dich abzugeben
Mach dir bewusst, dass auf deinen ToDo-Listen und Plänen wahrscheinlich immer mehr Punkte stehen werden als Zeit zur Verfügung steht. Unser Leben ist einfach so.
Du hast zwei Möglichkeiten: Entweder du reduzierst radikal deine Aktivitäten oder du machst nicht alles selbst.
Eine häufige Eigenheit gerade bei uns Frauen ist es, dass wir uns für alles verantwortlich fühlen und zu vieles selbst erledigen wollen. Mit der Folge, dass wir uns überlastet fühlen und frustriert sind, weil wir uns in Kleinkram verzetteln und keine Zeit mehr für die wichtigen Dinge bleibt.
Freunde dich mit dem Gedanken an, einzelne Aufgaben oder ganze Bereiche abzugeben und loszulassen. Vielleicht ist es notwendig, deinen Perfektionsanspruch etwas herunterzuschrauben und darauf zu vertrauen, dass auch andere die Dinge zu deiner Zufriedenheit oder vielleicht sogar besser erledigen können.
Um herauszubekommen, welche Bereiche für’s Delegieren oder Outsourcen gegebenenfalls in Frage kommen, stelle dir die folgenden Fragen:
Welche Kernaufgaben fallen mir schwer oder mache ich nicht gern?
Welche Aufgaben können andere schneller und besser erledigen? Und vielleicht sogar kostengünstiger?
Welche Aufgaben blockieren meine Zeit für lukrativere Aufträge?
Welche Aufgaben erledige ich aktuell nicht, obwohl sie wichtig wären?
Weitere Tipps zum Delegieren findest du in diesem Artikel: 5 Fragen, um sinnvoll zu delegieren und wertvolle Zeit zu gewinnen
Auf den Punkt gebracht
Du wünschst dir, dass DU deine Aufgaben im Griff hast – und nicht deine Aufgaben dich?
Du willst endlich mit Übersicht und sinnvoll deine ToDos erledigen?
Du willst mehr Freiraum und Zeit für die Dinge, die dir wirklich am Herzen liegen?
Dann finde die Strukturen und Routinen, die genau zu dir, deiner Persönlichkeit, deinem Business und deiner Art zu arbeiten passen.
Entstresse dich: Es gibt kein Richtig und kein Falsch. Es gibt nur DEIN System, das für dich am besten funktioniert. Natürlich musst du auch nicht alle 8 Wege gleichzeitig ausprobieren und versuchen umzusetzen. Fange mit dem an, was dich anspricht und was du gut in deinen Alltag integrieren kannst. Oder beginne mit dem Punkt, der für dich das meiste Potenzial hat. Wenn das funktioniert, dann nimm dir den nächsten Punkt vor. Schritt für Schritt - nicht alles auf einmal.
Was gewinnst du dabei? Mehr Freude an deiner Arbeit, mehr Flow in deiner Arbeit, mehr Motivation für deine Arbeit und bessere Ergebnisse für dich und dein Business. Wenn sich das mal nicht gut anhört…
Lust auf Mehr?
Gerne unterstütze ich dich als Sparringspartnerin, mehr in deine Klarheit zu kommen und eine smarte Struktur in deinem Alltag zu etablieren, damit du deine Pläne und Visionen fokussiert und gleichzeitig entspannt umsetzen kannst.
Schreib mir eine Mail und wir klären, ob und wie ich dich unterstützen kann.
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