4 Fragen für einen ordentlichen Schreibtisch und ein übersichtliches eMail-Postfach - Oder: Die Kunst, Entscheidungen zu treffen
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Nerven dich die Papierstapel auf deinem Schreibtisch?
All das, was damit noch zu tun ist?
Vielleicht weißt du gar nicht, was sich in diesen Papierbergen alles verbirgt und bringst dich immer wieder selbst in den Stress - weil dir der Überblick fehlt und du deshalb manche Aufgaben viel zu spät erledigst?
Oder du bist viel zu oft am Suchen nach Unterlagen und schiebst die Stapel von links nach rechts? Und vergeudest so viel wertvolle Zeit, ohne etwas vorwärts zu bringen?
Mit dem eMail-Postfach ist es ähnlich:
Die eMails trudeln eine nach der anderen ein und der Posteingang wird immer voller.
Du checkst deine eMails sehr häufig, überfliegst sie, erledigst auch das eine oder andere. Aber der Großteil bleibt liegen für später.
Doch: Je mehr Nachrichten kommen, umso unübersichtlicher wird der Eingangsordner. Da kann es schnell passieren, dass du wichtige Nachrichten und Aufgaben vergisst, weil sie immer weiter nach unten rutschen und auch hier der Überblick verloren geht.
Ich weiß, es gibt viele Menschen, die ihr kreatives Chaos lieben. Und gerne behaupten, sie könnten ohne nicht leben. Weil sie so besser arbeiten könnten.
Wir alle wissen, wie unterschiedlich wir Menschen sind. Unterschiedlich in unseren Talenten und Erfahrungen, in unserer Arbeitsweise und Persönlichkeit. Und auch in unseren antrainierten Gewohnheiten und Abläufen.
Du darfst und sollst deine Kreativität und deinen persönlichen Arbeitsstil unbedingt behalten.
Die Frage ist nur… Muss es das Chaos sein?
Sind Unordnung und fehlender Durchblick auf dem Schreibtisch und bei deinen eMails notwendig?
Oder anders formuliert: Fördern Unordnung und fehlender Durchblick auf dem Schreibtisch und in deinen eMails deine Produktivität und Kreativität?
Ich sage:
Deine Kreativität nutzt dir viel mehr, wenn du sie für alle deine Projekte und für das, was du zu geben hast, einsetzt – und nicht für das Chaos in deiner Selbstorganisation.
Bring Ordnung in dein Office, um etwas Kreatives zu erschaffen!
Weil ich dich bei mehr Ordnung und Übersicht unterstützen möchte, habe ich natürlich auch einen Tipp für dich:
Die EINMAL-Regel – das ist eine ganz klassische Methode aus dem Zeitmanagement, mit der du mehr Ordnung und Übersicht in dein eMail-Postfach, auf deinen Schreibtisch und auch in deine Aufgaben bringen kannst.
Was steckt hinter der Einmal-Regel?
Du nimmst jede Information – egal, ob Papier oder digital – nur EINMAL „in die Hand“ und entscheidest anhand von vier Fragen, was damit zu tun ist:
Frage: Brauche ich diese Information oder kann ich sie wegwerfen oder löschen?
Das betrifft zum Beispiel Werbung, bestimmte Newsletter und alles, was du nicht aufheben oder speichern musst oder willst. Zum Beispiel auch kurze eMails, in denen sich jemand für etwas bedankt.
Du sichtest diese Information und ENTSCHEIDEST, ob du sie weiterverarbeitest oder nicht. Wenn nicht, dann lösche sie oder wirf sie SOFORT weg.
Wenn ja, gehst du zu Frage 2.Frage: Betrifft diese Information Andere? Muss sie weitergeleitet oder kann sie delegiert werden?
Auch hier geht es darum, eine ENTSCHEIDUNG zu treffen: Wenn diese Info für andere Personen relevant ist, dann leite sie SOFORT weiter und mache dir gegebenenfalls eine Notiz für die Wiedervorlage. Vielleicht hat sich das Thema aber auch mit der Weiterleitung bereits für dich erledigt.
Wichtig ist, dass du die Info (Papier oder eMail) jetzt nicht im Posteingang oder auf dem Papierstapel lässt. Lösche die eMail, wirf das Papier weg oder lege sie in den entsprechenden Ordner oder der Wiedervorlage ab.
Dann geht es weiter mit Frage 3.Frage: Gehört die Information in die Ablage?
Wenn die Info nur dich betrifft, ENTSCHEIDE, ob eine Aufgabe damit verbunden ist oder ob du sie jetzt sofort ablegen und archivieren kannst.
Wenn ja, dann lege sie SOFORT ab.
Wenn ein ToDo dranhängt, gehe zu Frage 4.Frage: Wie lange dauert die Erledigung der Aufgabe?
Ist die Aufgabe schnell, also innerhalb von wenigen Minuten oder mit ein paar Handgriffen erledigt, dann mach es SOFORT.
Dauert sie länger als ein paar Minuten, dann trage sie dir in deine Aufgabenliste ein und lege dir das Papierdokument oder die eMail auf Wiedervorlage. Für Schriftstücke bieten sich als Wiedervorlage Hängemappen gut an (mach einen kleinen Vermerk mit dem nächsten Bearbeitungsschritt), für eMails kannst du einen separaten Wiedervorlage-Ordner anlegen.
Du hast die Aufgabe in deine Aufgabenliste übernommen, deshalb ist es nicht notwendig, die Info weiter auf deinem Schreibtisch oder im Posteingang liegen zu lassen!
Die vier Fragen der EINMAL-Regel auf einen Blick:
Brauche ich diese Information oder kann ich sie wegwerfen oder löschen?
Betrifft diese Information Andere? Muss sie weitergeleitet oder kann sie delegiert werden?
Gehört die Information in die Ablage?
Wie lange dauert die Erledigung der Aufgabe?
Was gibt es bei der EINMAL-Regel zu beachten?
Mit jeder Frage geht es darum, eine Entscheidung zu treffen.
Der Sinn ist, das Papier-Dokument nach der Entscheidung NICHT wieder von links nach rechts zu schieben oder die eMail NICHT im Posteingang zu lassen, sondern zu HANDELN – also zu löschen, weiterzuleiten, abzulegen oder in der Wiedervorlage zwischenzuparken.
Du sparst Zeit und Energie, wenn du dein eMail-Postfach oder Papierunterlagen gebündelt nach der EINMAL-Regel bearbeitest und dafür Zeitblöcke bildest.
Was du dafür brauchst, um mit der EINMAL-Regel erfolgreich zu arbeiten, ist ein gewissen Maß an Disziplin. Und ja, ich gebe zu, auch ich hadere immer wieder mal damit und bin nicht so konsequent wie ich es gerne wäre.
Was mir hilft, das sind feste Routinen und Bewusstsein für das, was ich tue. Das heißt, ich nehme mir zum Beispiel zweimal täglich mein eMail-Postfach vor: am späteren Vormittag und am Nachmittag. Und wenn ich meine eMails durchgehe, mache ich das bewusst und fokussiert. Und nicht mal schnell hier reinlesen und mal schnell da antworten. Durch diese feste Routine und das bewusste Handeln gelingt es mir immer besser, es wird immer selbstverständlicher und damit einfacher für mich.
Mein Gewinn? Mein ordentlicher Schreibtisch gefällt mir und mein eMail-Postfach erschlägt mich nicht, wenn ich reinschaue. Mal abgesehen von dem Gefühl, dass ich die Dinge im Griff habe und nicht sie mich – und dieses Gefühl ist unschlagbar 😊
Auf den Punkt gebracht:
Chaos, fehlender Überblick und Unordnung haben oft mit der Unfähigkeit zu tun, Entscheidungen zu treffen. Die vier Fragen der Einmal-Regel bringen dich zum Entscheiden und zum Handeln. Die Kunst ist es, sich selbst ein bisschen zu disziplinieren und machbare Routinen zu schaffen.
Dein Gewinn? Mehr Ordnung und Übersicht auf deinem Schreibtisch, in deinem eMail-Postfach und über alle deine Aufgaben. Mehr Zeit und Freiräume. Und das Gefühl, die Dinge im Griff zu haben.
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Gerne unterstütze ich dich als Sparringspartnerin, mehr in deine Klarheit zu kommen und eine smarte Struktur in deinem Alltag zu etablieren, damit du deine Pläne und Visionen fokussiert und gleichzeitig entspannt umsetzen kannst.
Schreib mir eine Mail und wir klären, ob und wie ich dich unterstützen kann.
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