Du wachst nachts auf, weil du völlig vergessen hast, deinen wichtigsten Kunden zurückzurufen.

Du machst dir mehr Stress als nötig, weil du erst in letzter Minute an das Geburtstagsgeschenk für deine Schwiegermutter/Tante/Freundin denkst, obwohl du es irgendwo dir notiert hattest. Nur wo?

Du schreibst dir spontan auf, dass du einen bereits vereinbarten Termin mit einem Geschäftspartner verschieben musst. Aber leider ist der Zettel verschwunden und somit auch die Erinnerung daran.

Du stellst viel zu kurz vor dem Kundentermin fest, dass du den versprochenen Entwurf nicht fertiggemacht hast, obwohl du es dir ganz sicher 🤔 irgendwo aufgeschrieben hattest.

Wie kann es passieren, dass Aufgaben und Termine im Alltag immer wieder 'untergehen'?

Ganz oft ist es so, dass wir uns im wahrsten Sinne des Wortes mit unseren vielen Zetteln, Listen und Notizen verzetteln. Wir haben zu viele verschiedene Listen, auf denen wir unsere Aufgaben notieren:

Wir verwenden Apps und Softwareprogramme.
Wir schreiben auf Zettel und in Notizbücher.
Wir notieren ToDos im Kalender und versuchen, sie uns einfach zu merken.

Logisch, dass wir dann ganz schnell den Überblick verlieren:

Was ist wichtig und was nicht?
Was ist jetzt zu tun und was hat Zeit?
Was ist überhaupt zu tun?

Die Folge?
Mehr Stress als nötig!

Schwierig wird es, wenn wir immer öfter das Gefühl haben, dass wir unser Leben und unsere Arbeit nicht im Griff haben. Wenn wir gehetzt und frustriert sind und zunehmend darunter leiden, dass alles zu viel ist.

Es ist kein Geheimnis, dass unsere Welt immer komplexer wird, dass die Anforderungen an uns immer mehr werden. Dass es immer schwieriger wird, aus all den Reizen und Informationen herauszufiltern, was wirklich wichtig ist, was getan werden muss und dann die entsprechenden Entscheidungen zu treffen.

Für jede Herausforderungen gibt es verschiedene Lösungsansätze.

Eine Lösung ist in diesem Fall eine gute Aufgabenliste oder ToDo-Liste, mit der du einfach den Überblick behältst und deine Aufgaben im Griff hast - und nicht sie dich…

Fangen wir mit den Basics an:

Was ist eine Aufgabenliste?

Kurz und knapp:

Eine Aufgaben- oder ToDo-Liste ist eine Übersicht aller Dinge, die zu erledigen sind. Du sammelst dort alles, was konkret zu tun ist. Nicht mehr und nicht weniger.

Warum macht eine Aufgaben- oder ToDo-Liste Sinn?

Eine ToDo-Liste hat super viele Vorteile:

• Du siehst auf einen Blick, was ansteht.

• Bei komplexeren Projekten kannst du besser die nächsten Schritte erkennen.

• Es fällt dir leichter, die richtigen Prioritäten zu setzen.

• Du kannst deinen Fokus besser halten.

• Du musst dir nicht mehr so viel merken und hast deinen Kopf für die Umsetzung der Aufgaben frei.

• Du kannst deine Aufgaben effizienter erledigen.

• Du fühlst dich entspannter und sicherer, weil DU deine Aufgaben im Griff hast und nicht sie dich (Stichwort: Selbstbestimmung!)

Klingt schon mal ziemlich gut, oder nicht?

Lies hier weiter:
Prioritäten setzen: Wie du in deiner Selbständigkeit einfacher erkennst, was wichtig ist und was nicht
Das Geheimnis der Aufgabenliste: Wie du den Überblick über all deine Aufgaben behältst

Hast du Lust auf einen kleinen Test?

Die entscheidende Frage ist:

Wie und wo notierst du deine Aufgaben, um sie nicht zu vergessen?
Wie viele verschiedene Tools oder Systeme nutzt du, um dir deine ToDos zu merken, die du nicht sofort erledigst?

Mach am besten gleich den Test. In diesem Video erkläre ich ihn genau.

Fakt ist:

Es hat eine Auswirkung deine Produktivität und Selbstwirksamkeit je mehr verschiedene Tools du nutzt, um dich an deine Aufgaben zu erinnern…
… Und zwar keine Gute!

Denn je mehr Systeme du verwendest,

• umso mehr fehlt dir die Übersicht über das, was zu tun ist, was dringend oder wichtig ist.

• umso mehr nehmen unbewusst Verwirrung und Chaos zu.

• umso weniger effizient bist du, weil du an so viele verschiedene Systeme denken musst
  Habe ich auch im Notizbuch nachgesehen? Was steckt eigentlich alles an ToDos in diesem Papierstapel auf meinem Schreibtisch? Und ach ja, gestern ist mir was eingefallen, was ich unbedingt tun muss – und jetzt hab ich es wieder vergessen…

• umso mehr Gedankenschleifen ziehst du, weil dein Gehirn ganz automatisch damit beschäftigt ist, sich an offene Vorgänge immer wieder zu erinnern.

• umso mehr Fehler machst du, weil du schnell mal eines deiner diversen Merkzettelchen vergisst.

• umso mehr Zeit brauchst du, weil du permanent deine verschiedenen Systeme abgleichen musst.
  
  

Die Folge?

Du bist unklar, fühlst dich überfordert und gehetzt. Wenn es blöd läuft, wirst du von deinem Umfeld möglicherweise als unzuverlässig und unprofessionell wahrgenommen, weil du deine Zusagen nicht einhältst. Willst du das?

Im Umkehrschluss bedeutet das:

Eine gute Aufgabenverwaltung ist ein wichtiger Schlüssel zu deiner Professionalität und Zuverlässigkeit und trägt entscheidend zu deiner eigenen Klarheit bei!

Probier’s einfach mal aus, wenn du dich total gestresst und überfordert fühlst:

💡Schreib ALLES auf, und zwar auf EINE Liste, was dir an Aufgaben, Terminen und ToDos in den Sinn kommt bzw. im Kopf rumschwirrt – und du wirst sofort ruhiger und gelassener.

Deshalb:

Was ist essenziell für eine gute Aufgabenverwaltung?

Verwende nach Möglichkeit nur EIN EINZIGES System – EINE App oder EIN Buch – wo du alle deine Aufgaben sammelst.

Und bitte nicht verwechseln: Es geht hier NICHT um die Quartals-, Monats-, Wochen- oder Tagesplanung!

Es geht in diesem Schritt ausschließlich darum, deine Aufgaben und auch deine Ideen zu SAMMELN, um sie anschließend sinnvoll zu strukturieren und ggf. auch wieder zu streichen. Und es geht um deine wertvolle Zeit, um deinen Fokus und deine Prioritäten.

Mit einer guten Aufgaben- oder ToDo-Liste schaffst du dir die besten Voraussetzungen, dass du das, was dir wichtig ist, auch umsetzt.
Dass du deinen Zielen näherkommst.
Dass du mehr Zeit-Freiräume hast.
Und auch, dass du mit mehr innerer Ruhe deine Dinge angehst - einfach, weil du mehr Klarheit und Überblick hast.

Was noch wichtig ist:
Nicht jeder Mensch braucht die gleiche Form für seine ToDo-Liste. Denn wir sind alle so unterschiedlich: In unserem Arbeitsstil, in unseren Rahmenbedingungen, unseren Herausforderungen, unserem Business, unseren Zielen:

• Hast du beispielsweise überwiegend spontane und kurzfristige Aufgaben, bist du mit einer einfachen Sammlung in Papierform oder als Word- oder Excel-Dokument gut bedient.
  Du willst dich ja nicht mehr als notwendig selbst verwalten, wie so mancher Beamter, sondern du willst einfach nur deine Sachen erledigen, stimmt’s?

• Hast du viele komplexe und längerfristige Aufgaben und Projekte oder auch sehr viele kleinteilige ToDos, brauchst du vielleicht eine gute Software-Lösung, mit der du sinnvolle Unterteilungen machen kannst und mehr Möglichkeiten zum Strukturieren hast.

• Arbeitest du generell lieber mit Papier als digital, dann bleib dabei, wenn es gut für dich funktioniert.

• Arbeitest du im Team mit eigenen Mitarbeitern oder Freelancern und teilst Aufgaben und Projekte, macht natürlich eine digitale Lösung Sinn.

Tatsächlich kommt für mich die Frage, welches Tool du für deine Aufgabensammlung verwendest - also digital oder auf Papier - für mich erst an zweiter Stelle.

Auf deine persönliche Organisationsstruktur kommt’s an

Viel wichtiger als das Tool für deine Aufgabenverwaltung ist deine eigene Organisationsstruktur - also dein persönliches smartes System, um einen verlässlichen Überblick über deine Aufgaben zu bekommen, daraus deine Prioritäten abzuleiten, dir deine wertvolle Zeit gut einzuteilen, um am Ende entspannt und effizient in die Umsetzung zu kommen.

Mach es dir einfach! Es muss nicht unbedingt die supertolle neueste Zeitmanagement-App sein, die vielleicht gerade in aller Munde ist.

Je einfacher dein System, umso einfacher ist es damit zu arbeiten!

Meine Abschlussfrage an dich:

Für welches EINE Tool für deine ToDo-Liste willst du dich entscheiden?

Lust auf Mehr?

Gerne unterstütze ich dich als Sparringspartnerin, mehr in deine Klarheit zu kommen und eine smarte Struktur in deinem Alltag zu etablieren - damit du deine Ziele fokussiert und gleichzeitig entspannt umsetzen kannst.
Dann schreib mir eine Mail und lass uns gemeinsam klären, ob und wie ich dich unterstützen kann.

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