Gabriele Thies

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Wohin mit all den Papierunterlagen auf dem Schreibtisch? Vom Papierchaos zur cleveren Wiedervorlage

Gabriele Thies

Bildquelle: unsplash.com


Wohin mit all diesen Papierunterlagen?

Ablegen kannst du sie noch nicht, weil sie zu Projekten gehören, die noch offen sind.

Du hast kein System für diese Unterlagen. Mal kommen sie auf den Stapel auf deinem Schreibtisch, mal in ein Körbchen, mal verschwinden sie aus einem unerfindlichen Grund. Oft sind sie nicht da, wo du sie suchst oder wenn du sie brauchst.

Oder du durchforstest deine Papierstapel auf der Suche nach einem ganz bestimmten Dokument und stößt dabei auf Aufgaben, die schon längst fällig wären. Die du vergessen hast – nach dem Motto: Aus den Augen, aus dem Sinn.

Das nervt dich. Verständlicherweise.
Denn es kostet dich immer wieder Zeit und Energie.
Du bekommst ein schlechtes Gewissen, weil deine Aufgaben zu oft liegenbleiben und du dadurch manchmal sogar zugesagte Deadlines nicht einhalten kannst.
Und du fängst an, inneren Druck und Stress aufzubauen. Die dich davon abhält, fokussiert zu arbeiten.

Um was es hier genau geht, ist die Wiedervorlage oder Zwischenablage. Nicht die digitale Zwischenablage, wenn du am Rechner „Copy – Paste“ machst. Es geht um die Papierunterlagen, die du noch nicht archivieren oder wegwerfen kannst, weil sie zu Aufgaben und Projekten gehören, die noch nicht abgeschlossen sind.

Aufgaben, die du nicht JETZT, sondern später erledigen oder weiterbearbeiten wirst. Und deren dazugehörige Unterlagen oft unauffindbar „irgendwo“ landen, wenn du kein gutes System dafür hast.

Die Wiedervorlage sind all die Unterlagen, die noch “offen” sind.
Die du später bearbeitest und nicht jetzt.


Du weißt bestimmt, was ich mit Wiedervorlage meine:

  • Notizen für die Besprechung mit dem Kunden nächste Woche

  • Unterlagen für einen kommenden Workshop

  • Ein aktueller Vorgang, bei dem du auf Rückmeldung wartest

  • Ein Projekt, dessen nächster Schritt noch aussteht oder du ihn noch nicht kennst

  • Ideen, die du schnell auf einen Zettel geschmiert hast, um sie nicht zu vergessen

  • Infomaterial, das irgendwann einmal interessant werden könnte

Dazu verstecken sich in den Papierstapeln oft noch die Dokumente, die du schon längst hättest ablegen und archivieren können, weil sie bereits abgeschlossen sind. Und Unterlagen, die gar nicht mehr aktuell sind, die du zum Beispiel wegwerfen könntest. Aber um die geht es hier nicht. Sondern um alles, was noch offen und aktuell ist, aber eben nicht in diesem Moment.

Was du brauchst, ist eine praktikable Lösung für deine heimatlosen Papierunterlagen und die Wiedervorlage.

das Ziel deiner Wiedervorlage:

  • Du weißt sofort, wo was hingehört und wo du was findest.

  • Du verschwendest keine unnötige Zeit mit Suchen und Nicht Finden.

  • Du hast deine Unterlagen immer griffbereit.

  • Du kannst die Unterlagen problemlos den Aufgaben in deiner ToDo-Liste zuordnen und umgekehrt.

  • Du behältst wichtige Termine und Fristen im Blick.

  • Die Unterlagen stapeln sich nicht unübersichtlich auf deinem Schreibtisch und ziehen deine wertvolle Konzentration ab.

  • Du verwendest für deine Wiedervorlage Büromaterial, mit dem du gerne arbeitest und gut zurechtkommst, und es deshalb auch nutzt.

Wie kannst du deine Wiedervorlage clever organisieren?

Starten wir mit drei Fragen, um deine aktuelle Situation festzustellen. Beantworte diese Fragen ehrlich für dich, um dir bewusst zu werden, wo du stehst und wie du deine Abläufe verbessern könntest.

FRAGE 1: wie geht es dir, wenn du an die papierstapel denkst?

Belasten sie dich? Fühlst du dich überfordert? Oder hast du alles ganz gut im Griff?
Wenn du kein gutes Gefühl bei deinem Schreibtisch und den Papierbergen hast, dann lade ich dich ein, dich mit dem Thema Wiedervorlage einmal näher zu befassen und unbedingt weiterzulesen und dir auch das weiter unten verlinkte Video anzuschauen.
Was “macht” das Papier mit dir?

Frage 2: Wie und wo erfasst du deine Aufgaben?

Zum Beispiel auf einer handschriftlichen ToDo-Liste, in einer Aufgaben-App, auf Schmierzetteln, im Kopf, auf vielen verschiedenen Haftnotizen, im eMail-Posteingang, auf Zuruf, im Kalender, eine Mindmap und so weiter.
Wie notierst du dir das alles, was zu erledigen ist?

FRAGE 3: Wo packst du die dazugehörigen Unterlagen hin?

Zum Beispiel auf dem Schreibtisch im Blickfeld stapeln (damit du nichts vergisst), Stapel auf einem Sideboard, in einem Ablagekörbchen, in einer Ordnungsmappe, in Hängemappen, in einem Pultordner und so weiter.
Wo bewahrst du offene Unterlagen in der Regel auf?

Die meisten Menschen, die „ihr“ System für die Wiedervorlage noch nicht gefunden haben, haben auf diese zwei Fragen nicht nur eine, sondern mehrere Antworten. Also mehrere Listen und mehrere Orte. Und - sie fühlen sich in ihrem Papierchaos unwohl.

Das Ziel der Wiedervorlage:
Ein guter Überblick und alles Wichtige JEDERZEIT griffbereit.

Das erreichst du, wenn du dich an drei Grundsätze hältst:

  1. Sammle deine Aufgaben möglichst in einer einzigen Aufgaben-Liste. Egal, ob handschriftlich oder digital.

  2. Sammle die zu den Aufgaben gehörenden Unterlagen nur an einer einzigen Stelle.

  3. Nutze möglichst nur ein Organisationssystem. Das ist das Hilfsmittel oder Büromaterial, das du verwendest.


Hilfsmittel und Organisationssysteme für deine Wiedervorlage

Im beigefügten Video stelle ich dir ab Minute 4 die einzelnen Hilfsmittel und Materialien für die Wiedervorlage mit ihren Vor- und Nachteilen genauer vor.

AblagekörbchEn

Das Ablagekörbchen bietet sich an, wenn du relativ wenig Papier für die Zwischenablage hast, sonst wird es wieder zu unübersichtlich. Du kannst mehrere Körbchen verwenden, aber möglichst nicht mehr als drei.

Pultordner oder Wiedervorlage-Mappe

Vielleicht kennst du diese dicken schwarzen Ordner mit Einteilung 1 bis 31 (für die Tage eines Monats) sowie 1 bis 12 für die einzelnen Monate. Pultordner waren vor allem früher, als noch nicht so viel digital gearbeitet wurde, sehr beliebt und effizient.

OrdnungsmappeN

Das Prinzip ist ähnlich wie der Pultordner nur mit weniger Fächern (meistens 6 oder 12 Fächer).

Aktionsordner

Du kannst dir auch einen sogenannten Aktionsordner für offene Vorgänge anlegen, also einen Archivordner mit deiner individuellen Registereinteilung.

Hängemappen

Sehr beliebt für die Wiedervorlage sind Hängemappen oder Hängeregister. Sie sind sehr flexibel einsetzbar und unkompliziert in der Handhabung.

SCANNEN

Natürlich kannst du alle Papierunterlagen auch einscannen und dann strukturiert digital ablegen.
In diesem Artikel geht es jedoch um deine Papier-Wiedervorlage.

Für welches Wiedervorlage-System DU dich entscheidest, lässt sich nicht allgemeingültig beantworten. Es hängt davon ab, ob du lieber mit Papier oder digital arbeitest, mit wie viel Papier du arbeitest, welches System dir sympathisch ist, ob du viel unterwegs oder überwiegend im Büro bist und auch wie dein Workflow ist. Der unübersichtliche Stapel auf dem Schreibtisch ist in jedem Fall die schlechteste Lösung.

Unabhängig davon, welches Organisationssystem oder Hilfsmittel du für die Wiedervorlage verwendest, ein paar Tipps für dich:

  • Bewahre kleinere Zettel und auch Unterlagen, die zusammengehören, jeweils in einer Sichthülle auf. Dann bleibt zusammen, was zusammengehört und es verschwindet nichts. Du kannst auch farbige Hüllen nutzen, um die Themen zu unterscheiden: Zum Beispiel alle Kundenaufträge in gelbe Hüllen, alle Marketingunterlagen in rote Hüllen, alles Administrative in blaue Hüllen und so weiter).

  • Beschrifte alles eindeutig und gut lesbar.

  • Mach dir auf der Papierunterlage Notizen (mit Bleistift oder als Haftnotiz), was der nächste Schritt ist und ob ein Termin damit verbunden ist. Zum Beispiel: Feedback an Sabine Müller bis 23.09.2019. Damit sparst du viel Zeit, um dich wieder neu in eine Aufgabe einzudenken.

  • Arbeite bei der Wiedervorlage IMMER in Kombination mit der ToDo-Liste. Trage dir immer die Aufgaben und eventuelle Termine – zum Beispiel das Feedback an Sabine Müller bis 23.09.2019 – in deine ToDo-Liste ein.

  • Miste deine Wiedervorlage regelmäßig aus, denn die Gefahr von Papierleichen bleibt trotzdem.

  • Hinterfrage und überprüfe dein System und deine Abläufe, wenn du feststellst, dass du zu lange am Suchen oder im Unklaren bist.

  • Noch viel mehr praktische und wirkungsvolle Tipps erhältst du in meinen Coachings, die maßgeschneidert auf deine ganz konkreten Herausforderungen im Büroalltag sind.


Kriterien für die Organisation der Wiedervorlage

Du hast nicht nur bei den Organisationssystemen (also Hängemappe, Ablagekörbchen und so weiter) verschiedene Möglichkeiten, sondern auch bei der inhaltlichen Unterteilung.

Thematische Einteilung

Du kannst die Wiedervorlage nach Unternehmensbereichen einteilen, wie zum Beispiel Marketing, Kundenaufträge, Administratives oder auch Projekt A, Projekt B und so weiter.

Chronologische Einteilung

Du kannst die Wiedervorlage chronologisch, also zeitlich unterteilen, zum Beispiel heute, diese Woche, nächste Woche, nächsten Monat, Quartal I, dieses Jahr und so weiter.

Organisatorische Einteilung

Du kannst auch deinen Workflow und deine Arbeitsabläufe als Kriterium nehmen, zum Beispiel Lesen, Anrufe, 5-Minuten-Aufgaben, Warten auf Antwort und so weiter.


Natürlich kannst du die vorgeschlagene Einteilung auch kombinieren, es macht sogar oft Sinn. Das könnte zum Beispiel so aussehen, dass du verschiedene Hängemappen, vielleicht sogar in unterschiedlichen Farben, mit folgendem Inhalt hast:

  • Projekt A

  • Projekt B

  • Kunde A

  • Kunde B

  • Zum Lesen

  • Heute

  • Diese Woche

  • 5-Minuten-Aufgaben für zwischendurch

  • Meeting mit Agentur

  • Ideen für Social Media

  • - …

Du darfst und solltest dir dein eigenes System maßschneidern. Sowohl, was das Organisationssystem bzw. Hilfsmittel als auch die inhaltliche Einteilung betrifft. Denn nur, wenn das System wirklich zu dir passt, kannst du energie- und zeitsparend und mit Spaß damit arbeiten.

Wichtig ist, und da wiederhole ich mich sehr gerne, dass du die Wiedervorlage mit deiner Aufgabenliste verknüpfst. Denn sonst kann es schnell passieren, dass die wichtige Notiz zu deinem aktuellen Kundenprojekt als Papierleiche in deinen Hängemappen (Ordnungsmappen oder wo auch immer) verschwindet.

Konkret könnte das zum Beispiel so aussehen:

Du hast eine handschriftliche Notiz mit der Idee für deine Kundin Susanne, von der ich dir eingangs erzählt habe, die du noch ausarbeiten möchtest, um sie ihr beim nächsten Termin vorzustellen. Dieses Stück Papier liegt in der roten Hängemappe, die mit „Susanne“ beschriftet ist UND du notierst dir mit Termin die entsprechende Aufgabe Idee XY für Susanne entwickeln in deiner Aufgabenliste. Dann hat das Stück Papier seinen festen Platz und du weißt, was du bis wann vorbereiten darfst.

Möchtest du an deinem Wiedervorlage-System etwas ändern?

Wenn du mehr Übersicht in die Aufgaben und Unterlagen für „Später“ bekommen möchtest, dann stehen für dich diese drei Schritte an:

  1. Entscheide dich für ein Organisationssystem.

  2. Finde eine logische inhaltliche Einteilung für dein Organisationssystem.

  3. Nimm dir jedes Stück Papier von deinen Stapeln vor und wirf weg oder lege ab, was bereits erledigt und nicht mehr aktuell ist.
    Hier helfen dir die Anregungen aus diesem Artikel: 4 Fragen für einen ordentlichen Schreibtisch

  4. Notiere dir auf den noch offenen Unterlage mit Bleistift den nächsten Teilschritt.

  5. Notiere dir in deine ToDo-Liste diese Aufgabe sowie eventuelle Termine.

  6. Sortiere die Unterlage in dein neues Organisationssystem.

Auf den Punkt gebracht

Ein gutes System für deine Wiedervorlage, also für die Papierunterlagen, die du zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal brauchst, hilft dir in deinem Daily Business enorm weiter: Du produzierst weniger Stapel und schaffst so mehr Übersicht, Ordnung und Fokus in deinem Büro. Du hast deine Aufgaben und Termine im Griff. Und du sparst so viel Zeit und Energie, die du anderweitig sinnvoller einsetzen kannst.

Gerne unterstütze ich dich als Sparringspartnerin, mehr in deine Klarheit zu kommen und eine smarte Struktur in deinem Alltag zu etablieren, damit du deine Pläne und Visionen fokussiert und gleichzeitig entspannt umsetzen kannst.
Schreib mir eine Mail und wir klären, ob und wie ich dich unterstützen kann.

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